启网分销连锁软件说明书

第一章              系统安装... 7

1       系统配置... 7

1.1             硬件... 7

1.2             软件环境... 8

1.3             网络环境... 9

2       安装... 11

2.1             服务器安装... 11

2.2             安装 .NET FrameWork 1.1. 12

2.3             安装启网分销.NET服务器... 13

2.4             客户机、POS端与财务端安装... 15

2.5             升级和重装... 18

3       网络部署图... 19

第二章              基本说明... 19

1       词语解释... 19

1.1             基本资料... 19

2       业务流程... 20

2.1             长流程... 20

2.2             短流程... 20

2.3             单据类型... 22

3       库存计价方法... 22

3.1             全月一次加权平均法:... 23

3.2             先进先出法:... 23

3.3             下期单据录入... 23

3.4             总部与下属独立核算机构分部业务的处理... 24

4       快捷键... 24

5       单据编辑基本操作... 26

5.1             新增... 26

5.2             删行... 28

5.3             选单... 28

5.4             修改... 28

5.5             审核... 28

5.6             作废... 29

5.7             报表查询... 29

6       单据报表打印格式... 30

6.1             单据打印格式... 30

6.2             表体设置... 31

7       自定义纸张... 32

7.1             报表打印格式... 33

第三章              账套初始化... 35

1       初始化前的准备工作... 35

2       初始化步骤... 35

2.1             用户管理设置... 35

2.2             设置收款员及权限... 36

2.3             用户相关权限说明:... 38

2.4             POS权限设置说明... 41

3       自营机构资料... 44

3.1             新增自营机构... 44

3.2             自营机构参数设置... 46

3.3             加盟机构参数设置(专业版)... 47

4       基本资料... 47

4.1             部门资料... 47

4.2             职员资料... 48

4.3             仓库资料... 49

4.4             货品资料... 50

4.5             供应商资料... 52

4.6             客户资料... 53

4.7             其它资料... 59

4.8             数据初始化... 70

第四章                 ... 73

1       设置POS台号及参数设置... 73

1.1             POS参数设置... 73

2       促销计划... 78

2.1             100+1促销... 79

2.2             第二件半价... 80

2.3             促销组合... 81

2.4             N元多一件... 81

2.5             同品第二件优惠... 82

2.6             买一送一... 82

2.7             100N件优惠... 83

2.8             货品分类打折... 83

2.9             货品品牌打折... 83

3       零售日结... 84

4       零售单据浏览... 84

5       POS机取单价顺序... 84

6       POS机操作... 85

7       其他菜单(F10... 87

7.1             积分兑奖... 87

7.2             开始退货... 88

7.3             交班清款... 88

7.4             数据查询... 88

第五章              会员管理... 89

1       会员卡分类... 89

2       会员卡制作... 91

3       会员卡资料... 92

4       按消费金额设折扣... 93

5       积分分级制度... 94

6       会员积分管理... 94

6.1             积分规则... 95

6.2             积分兑换储值额规则... 95

6.3             积分兑换储值金额... 96

6.4             积分查询兑奖... 96

6.5             会员积分清零... 97

6.6             重算POS单据会员积分... 98

7       储值卡... 98

7.1             充值额度设置... 99

7.2             储值卡初始... 99

7.3             储值卡发放... 100

7.4             储值卡维护... 101

7.5             储值卡充值... 102

7.6             充值卡换卡... 102

第六章              采购业务... 104

1       采购短流程... 104

2       采购长流程... 104

a)采购订单... 105

b)采购开票... 106

3       短流程下的采购开票处理... 106

4       长流程下的采购开票处理... 107

5       对直拨采购的处理... 107

6       如何反冲采购开票... 108

c采购退货单... 108

1)短流程下的采购退货单处理... 108

2)长流程下的采购退货单处理... 109

3)如何反冲采购退货单... 109

7       采购调价单... 109

8       采购费用分摊单... 110

第七章              销售业务... 110

1            销售短流程... 111

2            销售长流程... 111

1       销售订单... 112

2       销售开票... 112

3            短流程下销售开票的处理... 113

4            长流程下销售开票的处理... 113

5            直拨销售的处理... 114

6            如何处理负库存销售... 115

7            如何反冲销售开票... 115

8            预收款功能... 115

3       销售退货单... 115

9            短流程下销售退货单的处理... 116

10         长流程下销售退货单的处理... 116

11          如何反冲销售退货单... 116

4       销售调价单... 116

第八章              库存管理... 118

1       转仓单... 118

2       入库单... 119

2.1             短流程下入库单... 119

2.2             长流程下的入库单... 119

2.3             入库单的反冲... 120

3       出库单... 120

3.1             短流程下出库单... 120

3.2             长流程下的出库单... 121

3.3             出库单的反冲... 121

4       盘盈亏单... 121

4.1             盘盈单... 121

4.2             盘亏单... 122

5       组装单... 123

6       拆卸单... 123

7       盘点... 123

7.1             生成盘点表... 124

7.2             盘点录入单... 124

7.3             盘点对比... 125

8       成本调价单... 128

第九章                ... 129

1       代销业务流程... 129

2       受托代销入库单... 129

3       受托待结算清单... 130

4       受托代销调价... 131

5       委托代销出库单... 131

6       委托待结算清单... 132

7       委托代销调价... 133

8       代销报表查询... 133

第十章              现金银行... 134

1       收入单... 134

2       支出单... 134

3       现金银行单... 135

3.1             业务类型结算... 136

3.2             下面介绍各业务类型的操作... 136

4       转账单... 137

5       简易记账单... 138

5.1             固定资产购买... 138

5.2             固定资产折旧... 138

5.3             固定资产变卖... 139

5.4             待摊费用发生... 139

5.5             待摊费用摊销... 139

第十一章         分销连锁... 140

1       内部往来... 140

2       内部采购单... 140

3       内部销售单... 142

4       内部付款单... 143

5       内部收款单... 144

6       补货... 145

6.1             手动补货... 145

6.2             自动补货... 146

7       调拨收货单... 147

8       调拨送货单... 148

9       补货... 149

9.1             补货单... 149

9.2             自动配货... 150

第十二章         系统管理... 151

1       期末处理... 151

2       结转下月... 151

3       反结转... 151

4       业务信息通知... 152

5       使用信息通知窗口... 153

5.1             群发电子邮件... 153

5.2             预警设置... 154

6       帮助... 154

7       其他... 155

7.1             更换操作员和密码... 155

7.2             恢复最小化窗口... 155

7.3             单据导入功能... 155

第十三章         结算中心... 158

1       外部采购发票... 158

2       外部销售发票... 159

3       付款单... 160

3.1             非按单结算处理... 160

3.2             按单结算处理... 160

3.3             使用多账户结算单... 161

3.4             付款单的反冲... 161

4       收款单... 162

4.1             非按单结算处理... 162

4.2             按单结算处理... 162

4.3             使用多账户结算单... 163

4.4             按货品结算处理... 163

4.5             收款单的反冲... 164

第十四章         行业特性设置与运用... 165

1       通用行业... 165

2       服装鞋帽行业... 166

2.1             服务器行业特性参数... 166

2.2             资料设置... 167

2.3             单据运用... 170

2.4             电子行业和IT电子行业... 173

2.5             食品及化妆品行业... 177

第十五章         SQL服务器参数设置... 179

1       新建账套参数说明... 179

2       各行业帐套特性说明... 181

3       修改账套... 182

4       删除账套... 182

5       备份数据... 182

6       恢复数据... 183

7       SQL服务器参数设置... 183

8       工作站访问权限... 184

9       启网服务器参数设置... 184

10     更改管理员密码... 185

11     锁定服务器... 185

12     数据清除... 185

13     示范账套... 185

14     资料导入... 186

 

 

 

第一章    系统安装

1         系统配置

1.1            硬件

请将显示模式设置为:800 * 600 1024 * 768,所有打印输出的表格、单据都默认使用A4纸。

1.1.1   服务器

(1)  基本配置:Intel/AMD 双核 2.0G, 2G内存, 50G硬盘以上可用空间。

(2)  推荐配置(强烈建议):CPUIntel XEON/AMD Opteron 四核,8G内存,100G硬盘,以上原厂品牌内存,原厂品牌网卡。

(3)  启网软件服务器承受的压力,是取决于客户机访问的并发度,而不是客户机的数量,用户可以酌情增加服务器的配置,特别是内存量。

1.1.2   客户机、POS

(1)  基本配置:CPUIntel/AMD 双核, 1G内存,20G硬盘,

(2)  推荐配置:CPUIntel/AMD 双核 ,2G内存,50G硬盘以上原厂品牌内存,原厂品牌网卡。

1.2            软件环境

强烈建议用户为每台安装启网软件(包括:服务器、客户机、POS机)的电脑,打上必要的Windows漏洞补丁,或采用Windows自动Update功能升级,并安装杀毒软件(例如:瑞星、微软MSE)。

1.2.1   服务器

(1)  推荐环境:Windows 2000服务器版、 MS SQL Server 2000企业版、.NET Framework 1.1.NET Framework SP1

(2)  兼容环境:Windows 98/Me/2000/2003 等桌面版、 MS SQL Server 2000/2003个人版或专业版、.NET Framework 1.1

(3)  启网软件0316版本以上推荐环境:windowsXP/win7操作系统\MS SQL Server20052008以上数据库,XP操作系统安安装.NET Framework2.0

1.2.2   客户机

(1)    推荐环境:Windows 2000桌面版、MS Office 2000(需要将启网软件报表导出到Excel的)、 .NET Framework 1.1 .NET Framework SP1

(2)    兼容环境:Windows 98/Me/2000/2003/XP/win7 等桌面版、.NET Framework 1.1/2.0/3.0/3.5.

1.2.3   POS

1推荐环境:Windows 2000桌面版、 .NET Framework 1.1.NET Framework SP1

2兼容环境:Windows 98/Me/2000/2003/XP/win7等桌面版、.NET Framework 1.1

1.3            网络环境

    同一用户的所有电脑,都应尽量采用同一运营商的线路上网,如果需要跨运营商连接的,必需要在不同时段(闲时、忙时)测试互联互通的速度,或咨询我公司技术人员。

1.3.1   服务器上网

  使用以下任何一种方式登录互联网,强烈建议使用路由器,并且只开放有用的端口进入,启网软件默认使用8088端口

(1)    推荐:ADSL拨号。

(2)    推荐:ADSL专线接入、光纤接入。

(3)    其它宽带接入,但必须动态或固定分配一个有效的公网IP地址。

1.3.2   服务器上网连接方式

         服务器单独上网连接方式:

   

②服务器共享上网连接方式:

1.3.3   客户机、POS机上网

可以任何方式登录互联网,建议安装病毒放火墙,打上系统安全补丁。

2         安装

2.1            服务器安装

2.1.1   安装MS SQL Server

1、 运行安装程序,选择[安装SQL SERVER 2000 组件],出现[安装组件]画面并选择[安装数据库服务器]

2、 单击【下一步】按钮,直至出现如下画面,单击【是】按钮继续安装。

 

3、 单击【下一步】按钮,直至出现如下画面,[服务设置]选项设置为[使用本地系统帐户],如下图所示:

 

4、 单击【下一步】按钮,出现如下画面, 请选择[混合模式]选项.是否录入密码请用户自行确定,如果不录入密码,请选中[空密码]选项。

5、   连续单击【下一步】按钮,系统开始复制文件,出现[安装完毕]提示画面后, 单击【完成】按钮即可完成安装。

2.2            安装 .NET FrameWork 1.1

.NET FrameWork 1.1是启网分销.NET软件的支持程序,可以通过自动识别提示,从微软公司网站下载安装;也可以直接执行.NET FrameWork 1.1的安装文件dotnetfx.exe,当提示是否安装时单击【下一步】按钮即可自动安装。

注:

(1)          操作系统是Windows 2003 用户不需要安装该系统。

(2)          微软公司网站下载地址:

(http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=262D25E3-F589-4842-8157-034D1E7CF3A3&displaylang=zh-cn

2.3            安装启网分销.NET服务器

建议用户使用独立分区的硬盘空间安装启网分销.NET服务器软件,使它与Windows操作系统、或其它软件不在同一分区上。这种安装方法,可以使数据库获取尽量大的连续分配空间,而且不受其它软件的硬盘写入影响,减少碎片,提高性能。

重要提示:启网分销.NET服务器的“安装目录\Data\” 目录是存放数据库文件的,不能删除

(1)          运行安装程序Setup.exe,单击【下一步】按钮,出现如下画面,用户可改变安装目录。

       

 

(2)          连续单击【下一步】按钮,系统开始安装并出现[安装完成]画面,单击【完成】按钮完成安装。

(3)          安装后,桌面出现《启网分销.NET服务器》,双击此项进入注册介面。

    

(4)          用户购买后可在包装盒上找到用户卡,卡上贴有用户号。输入用户号后按“提交注册”,注册成功。

注册成功后,双击桌面启网分销图标.NET服务器图标,进入界面进行服务器设置、建立账套等操作,详见第二章“服务器管理”。

当点击服务器最小化按钮时,系统自动缩小到Windows右下角的托盘上,点击该托盘图标可恢复窗口显示。

(5)   开放端口

如果服务器是通过路由器拨号上网,需要把服务器的内网IP地址设为固定的内网IP地址,然后在路由器上开放8088端口(默认是8088,如果有改变,按实际的端口号),指向服务器。

       注:1.安装客户机、POS端、财务端,请在服务器的安装目录下(一般为D\Startnet_Server)找到iSetup.exe文件,将此文件拷贝到客户机的电脑上进行安装。2.启网服务器必须要打开才能安装客户端、POS端、财务端。

2.4            客户机、POS端与财务端安装

查找安装文件:右击《启网分销.NET服务器》选“属性”,后按“查找目标”,在启网服务器安装文件夹找一个isetup.exe文件(一般在D:\startnet_server)

2.4.1   客户机安装

1.         双击iSetup.exe文件,选择语言后按“下一步”;选“客户端”后“下一步”。

2.         输入用户号,该号码与服务器注册时的号码相同。

3.         通信方式:

1)        如果客户机与服务器在同一局域网内,或服务器拥有动态域名/固定IP,则可选择固定IP方式,IP 地址输入服务器的计算机名或IP地址,端口默认为8088,“下一步”。

2)        如果客户机与服务器不在同一局域网,要通过互联网方式连接时,选择动态IP方式。动态方式需要向广州启网软件公司开通互联网功能。

3)        “文件更新成功”!点击“完成”。

4. 双击桌面“启网分销.NET客户机”图标,出现登录窗口,如下图所示:

5.         请输入账套号(如第一套帐默认输入1001),默认用户为admin,初始密码为空。

6.         进入后可选业务机构登录,如为空,请查看操作员的权限设置。

7.         多国语言版可选不同语种登录。

2.4.2   POS端安装

1.         双击安装iSetup.exe文件,选好语言后“下一步”。

2.         选“POS”后“下一步”。(通信方式参考客户机安装的“通信方式”部分)

3.         本机台号:指分配给本收款机的台号。

4.         设置台号方法:进入客户机后,在零售菜单下_POS参数设置,在该界面增加台号。请参考第四章POS机参数设置说

5.         连接账套号:指连接服务器中所建立的账套,所有POS的数据将会存储到该指定账套。只需填入账套编号。然后单击“下一步”。

6.         “文件更新成功”!点击“完成”。

7.         双击桌面“启网POS.NET”图标,出现登录窗口,如下图所示:

      

操作员编号的设置方法:登录客户机,系统菜单_用户管理,增加属于店长组或收款员组的操作员。

注:只有属于店长组或收款员组的操作员才能登录POS,其他组的收款员不能登录POS

2.4.3   财务端安装

请参考客户机安

2.4.4   单机版安装

1.         运行安装程序Setup.exe,单击【下一步】按钮。

2.  单击【下一步】按钮,系统开始安装并出现[安装完成]画面,单击【完成】按钮完成安装。

3.  安装后,桌面出现“启网单机版客户机”和“启网单机版POS”两个图标。

4.  进入软件:

       客户机:双击启网单机版客户机,出现如下登录界面:

      

点击账套管理,出现账套界面,如下图所示:

1.         先进行SQL测试连接;点击【系统设置】àSQL服务器参数设置】点测试连接,测试成功后新建账套。建立账套后,返回客户机登录界面,输入账套号(如1001),默认用户为admin,初始密码为空。

2.         POS:双击启网POS单机版,输入正确操作员编号和密码登录。

3.         台号:指分配给本收款机的台号。设置台号方法:进入客户机后,在零售菜单下_POS参数设置,在该界面增加台号。

4.         账套号:指连接服务器中所建立的账套,所有POS的数据将会存储到该指定账套。只需填入账套编号。

2.5            升级和重装

升级和重装前请先备份数据。

启网POS.NET必须先把本机的零售单据上传到服务器才可重装,否则会丢失数据。

2.5.1   升级

启网.NET的服务器、客户机、POS机和财务机,都具有自动升级功能,用户无须担心什么时候升级、如何升级的麻烦,完全由广州启网软件公司提供升级服务。0316以上的版本,服务器有个“在线升级”功能。

2.5.2   一般重装

由于启网分销.NET是针对远程办公的用户设计的,所以具有很强的同步版本控制功能。服务器的一般重装可直接双击Setup.exe进入选修复安装,所有客户机、POS、财务端连接服务器时自动安装。

1.         服务器完全重装(请审慎操作)

1)  启动安装程序。

2)        选择“卸载”的方式。删除安装目录下的所有文件,启网分销.NET服务器的“安装目录\Data\”除外。

(重要提示:启网分销.NET服务器的“安装目录\Data\ 目录是存放数据库文件的,不能删除。

3)        启动安装程序运行安装。

3         网络部署图

 

第二章       基本说明

1         词语解释

1.1            基本资料

1.1.1   本系统的机构

是指参与业务运作且需要进行数据统计的机构,如分公司、配送中心、零售店等,分独立核算机构和非独立核算机构。

1.1.2   机构内部门

指从属于某一机构下某个部门,并且不参与业务运作的,如财务部、行政部。

在本系统中,独立核算机构和非独立核算机构可用于全部的单据;机构内的部门只用于收入单、支出单。

1.1.3   用户与职员

用户指操作本系统的公司员工,如经理、会计员、业务员等。

职员是指需进行业务统计的公司员工,如采购员、业务员等。

如果一个员工既需操作本系统又是业务统计对象,则需要在【用户管理】和【职员资料】中分别设置其信息。

2         业务流程

本系统的业务流程可分为长流程短流程

2.1            长流程

在业务上表现为货品经过仓库流转,其销售和存放一般不在同一地点。销售时通常是由销售部门开单后,客户凭单到指定的仓库提货,仓管员根据销售开票选单生成出库单记库存账;采购时通常是仓库开入库单,采购部门根据入库单生成采购开票。

核算要求:要求以销售部(采购部)开出的单据只记应收(付)账款,不记库存账;仓管员开的出(入)库单只记库存账,不记应收账款。

2.2            短流程

在业务上表现为货品不经过仓库流转,其销售和存放一般在同一地点,如门市、专卖店等。销售时通常是即开单即提货。

核算要求:要求以销售部(采购部)开出的单据既记应收(付)账款,又记库存账。

2.2.1   一般采购

指货品从供应商处运抵到本地仓库(通常是总部仓库)的采购形式。

特点:货品入总部仓库,由总部形成对供应商的应付账款。

技巧:点类型按F8可切换直拨采购

2.2.2   直拨采购

指货品从供应商处直接运抵到无采购权的分部仓库或分部客户的采购形式。

特点:货品不由总部的仓库发出,不影响总部仓库库存,但由总部形成对供应商的应付账款;分部只增加库存账或应收账款,由于没有采购权,所以不形成对供应商的应付账款。

技巧:点类型按F8可切换一般采购

2.2.3   一般销售

指货品从某机构的仓库发货到该机构客户的销售形式。

特点:货品由该机构的仓库发出,减少该机构的库存账,并增加该机构的应收账款。

技巧:点类型按F8可切换直拨销售

2.2.4   直拨销售

指销售给客户的货品不经由本机构的仓库发出,而由其他渠道(如另一机构发货、直接从供应商发货、虚拟销售等)得到的一种销售方式。如由总部仓库直接发货给分部的客户。

技巧:点类型按F8可切换一般销售。

2.3            单据类型

单据类型分收据、普通票、增值税发票:

2.3.1   收据

表示单据上的单价不含税,据其计算所得的金额也不含税。

2.3.2   普通票

表示单据上的单价含税,据其计算所得的金额也含税,在报表计算毛利时减去税额。是指在购销商品,提供或者接受服务以及从事其他经营活动中,开具、收取的收付款项凭证。

2.3.3   增值税发票

增值税专用发票只有增值税一般纳税人和税务机关为增值税小规模纳税人代开时使用。纳税人要从事正常的生产经营活动,一方面要向收款方索取发票,同时也要向付款方开具发票。 特别是增值税制实行凭票抵扣税款制度。

3         库存计价方法

本系统采用全月一次加权平均法和先进先出法。以独立核算机构作为计算单位,该机构及其下属非独立核算机构都使用相同的平均单价。平时计算的本期平均单价,不是本期的最终结果,只供用户随时了解本期即时平均单价的情况;只有进行期末处理后所计算的平均单价,才用于计算出库成本。

3.1            全月一次加权平均法:

指以本月收入全部存货数量加月初存货数量作为权数,去除本月收入全部存货成本加月初存货成本的和,计算出存货的加权平均单位成本,从而确定存货的发出成本和库存成本的方法。

Ø  计算公式如下:
加权平均单价=(本月收入全部存货成本+月初存货成本)/(本月收入全部存货数量加+月初存货数量)
本月发出存货成本=本月发出存货数量×加权平均单价
月末结存存货成本=月末库存存货数量×加权平均单价

3.2            先进先出法:

它是根据先购入的商品先领用或发出的假定计价的。用先进先出法计算的期末存货额,比较接近市价。

先进先出法是以先购入的存货先发出这样一种存货实物流转假设为前提,对发出存货进行计价的一种方法。采用这种方法,先购入的存货成本在后购入的存货成本之前转出,据此确定发出存货和期末存货的成本。(目前这个核算方法本软件暂时不开放)

例如:

假设库存为零,1日购入A产品100 单价2元;3日购入A产品50 单价3元;

5日销售发出A产品50个,则发出单价为2元。

先进先出法假设先入库的材料先耗用,期末库存材料就是最近入库的材料,因此发出材料按先入库的材料的单位成本计算。

3.3            下期单据录入

由于工作繁多,一般结转下月工作会在下月初执行,但业务的发生却是连续性。用户既要求可以有宽松的时间来检查数据和执行结转下月,又需要可开单处理下月业务,两者互不干扰。

本系统能方便地解决该矛盾,无论本期是否已结转下月,均可照常录入下月单据,而且不影响数据的连续性。

3.4            总部与下属独立核算机构分部业务的处理

分部与总部业务指总部与分部存在买卖关系,分部作为总部的一个客户处理。总部以较低的结算价销售货品给分部,对分部形成应收账款;相应地,分部对总部形成应付账款。分部以差价赚取利润,自负盈亏。但在统计全公司的采购销售数据时,需要把总部卖给分部的部分和分部向总部采购的部分剔除掉,才可看到正确的数据。

 

在本系统中操作方法如下:

总部:

1.         开出内部销售单,增加应收账款和减少库存账。

2.         收到分部款项,开内部收款单减少应收账款。

分部:

1.         开出内部采购单,增加应付账款和增加库存账。

2.         付款给总部时,开内部付款单减少应付账款。

3.         内部采购单的单价作为库存成本,系统根据销售收入和采购成本单独计算分部的毛利。

4         快捷键

快捷键能提高操作效率,快速完成所需的操作,比鼠标操作更简便和快捷。本系统的工具栏或图形如的按钮都设置了快捷键,以Ctrl+字母键组合或单键完成,下面详细介绍:

Ø  新增(CtrlA):增加数据。如单据或基本资料等。

Ø  修改(CtrlM):修改数据。已审核单据不能修改。

Ø  删除(CtrlD):删除数据。已使用的基本资料不能删除,单据没有删除功能。

Ø  删行(CtrlG):删除单据中的一行。如使用序列号,该行的序列号内容也被删掉。

Ø  保存(CtrlS):保存数据。

Ø  清空(CtrlN):清空单据内容或序列号,并返回原默认状态。

Ø  作废(CtrlN):作废单据。已审核单据不能作废。

Ø  审核(CtrlH):审核单据。已作废单据不能审核。审核后发现单  据有误的,可反冲或反审核后修改。

Ø  运算(CtrlB):对序列号进行运算。

Ø  打印(CtrlP):打印数据。

Ø  预览(CtrlW):预览打印效果。

Ø  导出(CtrlO):把数据以Excel形式导出。

Ø  设置(CtrlR):设置打印内容或显示要素。

Ø  导入(CtrlI):操作盘点表时,把指定仓库的库存量导入到盘点表中。

Ø  费用(CtrlE):指采购开票中应列入采购成本的费用。

Ø  序列号(CtrlT):使用序列号时,弹出窗口执行序列号处理。

Ø  颜色尺码属性(F8Enter):在数量列里,弹出货品对应颜色尺码窗口录入。

Ø  盘盈(CtrlF):由盘点表产生盘盈单,用以调整账实相符。

Ø  盘亏(CtrlH):由盘点表产生盘亏单,用以调整账实相符。

Ø  选单(CtrlL):选择关联单据,把被关联的单据的内容传送到本单据上

Ø  查询(CtrlQ):按条件查询数据。

Ø  计算器(CtrlU):调用计算器。

Ø  帮助(F1):调用帮助。

Ø  快捷键(F2):调用快捷键说明窗口

Ø  退出(Esc):退出窗口。

技巧:在带有图形的按钮的文本框获得焦点时,按F8可弹出相应内容供选择。服装版在数量列按F8可弹出颜色尺码输入窗口。

5         单据编辑基本操作

单据的操作基本相同,以【采购入库】为例,说明单据的通用操作。

5.1            新增

单击【采购】à【采购入库】,弹出如下图所示:

 

Ø  机构:指发生该笔业务的机构,默认为登录时选择的业务机构,可修改。

Ø  日期:业务发生的日期。保存后不允许编辑。

Ø  单据编号:由系统根据单据类型代码(PB)+机构代码(001)+年月(1307)+“-”+六位顺序号(000002)构成。

Ø  供应商:属于已选业务机构的供应商。

Ø  经办人:属于已选业务机构的职员。

Ø  仓库:属于已选业务机构的仓库。

Ø  折扣率:默认为1,表示不打折。范围在01之间。

Ø  折后单价:指折扣率*货品单价后的单价,也可以输入折后金额倒算出折后单价。

Ø  税率:范围在01之间。

Ø  货品编号:用户可以输入货品编号或货品条形码,系统自动查找和显示对应货品。服装版在输入货品编号后,系统自动检测该货品是否需要颜色尺码,如果需要会弹出颜色尺码窗口。

注:本系统单据中,在操作采购类型、票据类型、原采购单、原销售单、申请类型、业务类型等要素时,通过按F8弹出窗口选择。

5.2            删行

单击表中需要删除行的行标头,按【删行】或CtrlG,即可删除该行。

如果使用序列号或颜色尺码管理,该行货品对应序列号或颜色尺码内容也被删掉。

5.3            选单

长流程下的销售开票和销售退货单在选单前都必须先审核,否则查询不到所需单据。

单击单据界面中〖工具栏〗à〖选单〗或按CtrlL,在弹出的浏览窗口中按〖查询〗,浏览窗口列出对应条件的单据。双击在浏览窗口选择的行,系统自动把相应内容传送到新单据。

系统自动根据业务流程确定单据之间选择关系,用户不用设置。

5.4            修改

单击【采购】à【单据查询】à【采购开票】,在弹出的浏览窗口中按〖查询〗,查询出内容后,在浏览窗口中选中要修改的某行,按〖修改〗,弹出单据窗口。

注:单据在未审核前可修改,审核后不能修改,可反冲或反审核后修改。

5.5            审核

单击【采购】à【单据查询】à【采购开票】,在弹出的浏览窗口中按〖查询〗,查询出内容后,单击选择浏览窗口中要审核的某行,按〖审核〗或CtrlH;或以修改方式弹出窗口,在编辑窗口按〖审核〗。

已审核单据不能修改和作废,如果审核后发现需要修改,可以在【库存】à【单据批量审核】反审核,再修改。

5.6            作废

单击【采购】à【单据查询】à【采购开票】,在弹出的浏览窗口中按〖查询〗,查询出内容后,单击浏览窗口中要作废的某行,按〖作废〗或CtrlN

为达到管理目的,本系统不允许单据删除,只能作废;未审核单据可修改;已审核单据不能作废和修改,只能反冲。

作废后不能反作废。

5.7            报表查询

报表是根据用户输入查询条件对单据进行统计的结果。

用户的权限决定可查询到哪些机构的数据及能否查看单价金额,如果查询不到某机构数据,请先检查该用户是否拥有权限。

常用查询要求及方法:

查询要求

操作方法

业务员销售额

单击【报表】à【销售报表】à【销售统计表 】,按“经办人”查询

业务员回款额

单击【报表】à【销售报表】à【收款统计表 】,按“经办人”查询

区域回款额

单击【报表】à【销售报表】à【收款统计表 】,按“地区”查询

客户回款额计算返点

单击【报表】à【销售报表】à【收款统计表 】,按“单位”查询

各机构的应收账款

单击【报表】à【销售报表】à【机构应收总账】

库存数量的查询和控制

单击【报表】à【库存报表】à【库存分布表】或【收发存汇总表】

销售货品毛利明细查询

单击【报表】à【销售报表】à【销售统计表】或【销售毛利明细表】

零售货品毛利明细查询

单击【报表】à【零售报表】à【零售统计表】或【零售毛利明细表】

6         单据报表打印格式

6.1            单据打印格式

1、   表头/表尾设置

在上中单击〖工具栏〗à〖设置〗,弹出如下图:

Ø  系统名称:由系统设定的名称,不能修改。

Ø  自定义名称:该项可由用户自定义且用于打印和预览,如下图的“XX公司采购开票”。

Ø  横坐标:表示该元素在打印时离纸张左边的距离。

Ø  纵坐标:表示该元素在打印时离纸张上边的距离。

Ø  打印:表示该项是否可预览和打印。

注:表头/表尾设置只影响打印预览效果,不影响显示效果。

6.2            表体设置

单击上图的表体设置,弹出下图:

Ø  列宽:表示该列在纸张的打印宽度,以毫米为单位。

Ø  用户可自由选择是否打印空行及打印表格线、行数、行高等,请根据自身情况选择。

Ø   “自定义设置”按钮,可自定义本机的单据头名称、地址、电话等信息。

6.2.1   预览

单击〖工具栏〗à〖预览〗,可弹出预览窗口,预览效果与打印一致。

6.2.2   打印

单击〖工具栏〗à〖打印〗,弹出打印设置窗口,选择要打印的页面范围,按〖确定〗按钮进行单据打印。

单据新增保存后是否打印由机构参数中设置了单据存盘后打印决定。

7         自定义纸张

由于本系统调用Windows操作系统的打印,所以纸张、方向等需在Windows上设置。方法是单击Windows的开始à设置à打印机(和传真),在弹出的窗口选择打印机,单击鼠标右键à选择属性,在弹出的窗口中设置。

如果所选的打印机没适合的纸张类型,请在Windows中设置,方法如下:

单击Windows的开始à设置à打印机(和传真),在弹出的窗口中单击菜单栏的文件->服务器属性,弹出如下窗口:

选中“创建新格式”,填入格式描述,并定义其纸张大小和边距,按确定。所增加的纸张会适用于该电脑所有的打印机。

注:例如市面的电脑打印纸一般为一切或两切,规格分别为25cm×14cm25×9cm,将此数据填入宽度和高度后,按确定保存,所增加的纸张会适用于该电脑所有的打印机。

7.1            报表打印格式

7.1.1   表体设置

单击报表窗口的〖工具栏〗à〖设置〗旁下拉箭头,选择〖表体设置〗,在弹出的窗口中进行设置。

表体设置同时影响打印预览和显示效果。

7.1.2   页面设置

单击报表窗口的〖工具栏〗à〖设置〗旁下拉箭头,选择〖页面设置〗,在弹出的窗口中进行设置。

页面设置可选择纸张、方向、页边距等信息。

7.1.3   冻结窗格

冻结窗格使您在选择滚动表格时始终保持可见的数据。在滚动时保持行和列标志可见。

先选择需要冻结的单元格,单击〖工具栏〗à〖设置〗旁下拉箭头,选择〖冻结窗格〗

第三章       账套初始化

1         初始化前的准备工作

注:新用户一般不要急于进行初始化,先收集好相关资料,确认资料无误后再执行。请用户参照以下步骤检查资料是否完整:

Ø  本公司的机构情况,并确定哪些是业务机构,哪些是非业务机构,哪些机构之间是从属关系。

Ø  使用本系统的用户,并确定其职能,并根据职能确定其权限。

Ø  公司的职员,并确定其所属机构。

Ø  公司的全部仓库资料,并确定其所属机构。

Ø  货品分类、供应商分类、客户分类、地区分类,并确定级别、编码。

Ø  供应商资料及期初余额。

Ø  客户资料及期初余额。

Ø  货品资料及在各仓在建立账套时的期初余额。

Ø  现金银行资料及期初余额

2         初始化步骤

2.1            用户管理设置

用户是指操作本系统的公司员工,如经理、会计员、业务员等。请参考用户与职员区别。

单击【系统】à【用户管理】,弹出如下图:

系统已预设用户组和admin管理员,并已分别设置了权限。

设置用户组是为了方便管理用户及快速设置用户权限。

2.2            设置收款员及权限

单击【系统】à【用户管理】à选中收款员组à新增】弹出如右图:

1.         用户编号:编号不能重复

2.         所属用户组:点下拉框可选择所属用户组

3.         停用标记:如选择停用标记,表明该用户已被停止操作该系统,不选反之;

 

1)      新增用户组

单击图〖工具栏〗à〖新增〗旁下拉箭头,选择〖新增用户组〗,在弹出的窗口中设置用户组。选择其隶属用户组,系统自动把隶属用户组的权限赋给该新用户组。

2)        修改用户组

双击图左边树形某个组名,弹出用户组属性窗口。如果修改了隶属用户组,系统会把该用户组原权限删除,并更新为新隶属用户组的权限。

3)        删除用户组

单击选择图左边树形某个组名,然后单击〖工具栏〗à〖删除〗旁下拉箭头,选择〖删除用户组〗。

系统预设的用户组或该用户组下有用户将不能删除。

4)        设置用户组权限

单击选择图左边树形某个组名,然后单击〖工具栏〗à〖权限〗旁下拉箭头,选择〖设置用户组权限〗,在弹出的窗口设置该组的模块权限。

5)        新增用户

单击图〖工具栏〗à〖新增〗旁下拉箭头,选择〖新增用户〗,弹出如图

2.3            用户相关权限说明:

1、   当选择了所属用户组,系统自动把该组的全部权限赋给该用户,并可在已拥有的组权限基础上,对用户权限进行另设。

2、   数量权限表示该用户在单据编辑、数据查询时只能处理、查看数量,不能处理、查看单价和金额。这样可达到产品价格保密的目的。

3、   数量金额权限表示该用户在单据编辑、数据查询时既可处理、查看数量又可处理、查看单价、金额。

4、   信息发送权限表示该用户在操作此账套时,可使用信息发送此功能,给各个机构部门发送信息。

5、   查看成本权限表示该用户在单据编辑、报表查询时既可处理查看数量又可处理、查看单价、金额、成本。

6、   查看货品资料成本权限就是针对查看货品资料浏览时,能否查看参考成本价。

2.3.1   修改用户

双击右边列表框的某个用户名,弹出用户属性窗口。

如果修改了所属用户组,则系统将取消该用户原有已设权限,并将新属组别的权限赋给该用户。

2.3.2   删除用户

单击选择右边列表框准备删除的用户名,然后单击〖工具栏〗à〖删除〗旁下拉箭头,选择〖删除用户〗。

系统预设的admin和已使用的用户不能删除。

2.3.3   设置用户权限

本系统通过对用户的数量金额权限、模块权限、可管理机构三方面的设置,可以完善地管理用户的权限,防止越权处理和查看数据。

单击选择图右边列表框某个用户名,然后单击〖工具栏〗à〖权限〗旁下拉箭头,选择〖设置用户权限〗,弹出如下图:

如上图所示,该用户已具有所属用户组(管理组)的全部,但可以在此基础上根据情况再对其权限处理。

可管理机构表示该用户可操作哪些业务机构的数据,并作为系统登录时可选的业务机构。如图用户只负责总公司,则只能处理和查看到总公司的数据,其他机构的数据不能处理和查看。

注:管理员admin具有全部权限,不用设置其权限,但要设密码。

 

2.3.4   设置POS权限

 

单击选择右边列表框店长组或收款员组里某个用户名,然后单击〖工具栏〗à〖权限〗旁下拉箭头,选择〖设置POS权限设置〗,弹出右图

注:前台收银时,遇到当操作员没权限或折扣不够低时,自动弹出窗口待输入高权限的店长或收银员权限。

2.3.5   设置货品分类权限

店长组、收款员组的操作员增加收款员货品分类折扣设置,可设置操作员对不同货品分类的整单折扣率、单品折扣率的打折下限。

2.4            POS权限设置说明

单击【系统】à【用户管理】à【店长/收款员组】选中需要设置POS权限的用户,点击工具栏权限下拉框〖设置POS权限〗:

      

当操作员没权限或折扣不够低时,自动弹出窗口待输入高权限的操作员。

þ  冲货:表示该用户在操作POS机时拥有此权限。

þ  弹钱箱:选中此项,表示该用户在操作POS机时拥有此权限。

þ  设置:选中此项,表示该用户可修改POS机登录时后按F8设置POS机与服务器的连接方式。

þ  库存查询:选中此项,表示该用户可查询当前POS机零售货品的库存状况。

þ  退货:选中此项,表示允许操作员做退货业务。

þ  开新单:选中此项,表示在上笔业务还没有结账的情况下,重新开单。

þ  补录:选中此项,可以在没有实时开单后,而事后补录之前发生的业务,可以选不同的POS机号录入。

þ  积分兑奖:选中些项,表示允许操作员可给会员兑奖。

þ  收款员日报表:选中这项,表示允许操作员查看收款员日报表。

þ  营业员日报表:选中这项,表示允许操作员查看营业员日报表。

þ  改单价:

1)        可改全部货品,表示该用户可对POS零售全部货品的单价进行调整;

2)        可改部分货品,表示该用户只可对货品资料里,已设置可修改单价的货品进行单价修改;

3)        不允许,表示该用户在POS零售时不能对任何货品进行单价修改。

þ  整单打折:表示可对当前的POS零售单据进行整单打折,POS前台操作员打折不能低于最低折扣,否则系统会自动弹出提示框。

þ  单品打折:表示只可对当前POS零售单据的最后一个零售货品打折,POS前台操作员打折不能低于最低折扣,否则系统会自动弹出提示框。

þ  不允许:表示不允许该操作员打折权限

þ  所有货品同一折扣:POS全部货品使用同一折扣

þ  按货品分类折扣:POS根据对该操作员设定的货品分类权限对对应的货品的所属分类折扣打折

þ  使用特殊单价:是否允许使用特殊单价。

þ  补打:选中此项,可以再打印前一张单据。

þ  赠送:选中此项,操作员可以赠送任何货品。

þ  零售单据浏览:选中此项,操作员可按F10,查看零售单浏览报表。

þ  零售日收款汇总表:选中此项,操作员可按F10,查看零售日收款汇总表。

þ  未上传单据收款查询:选中此项,操作员可按F10,查看未上传单据收款查询报表。

þ  挂帐:选中此项,操作员可按CtrlT选择挂帐客户,后台相关报表反映应收情况。

店长组、收款员组的操作员增加收款员货品分类折扣设置,可设置操作员对不同货品分类的打折下限

3         自营机构资料

3.1            新增自营机构

1单击【资料】à【自营机构资料】,弹出下图:

性质:分为独立核算机构、非独立核算机构、机构内部门,详见词语解释的“机构、机构内部门”。如果性质为非独立核算机构和机构内部门,必须选择其上级。

 

2单击【自营机构资料】右下角里的【参数设置】按钮,弹出下图

3.2            自营机构参数设置

Ø  销售开票、内部销售单存盘后打印:在新增的单据存盘后执行打印(只对销售开票、内部销售单有效,其他单据无效。)

Ø  销售开票价格不能低于平均进价:是否对销售开票的销售价进行低于成本管理。

Ø  最高存量与最低存量管理:是否进行库存上下限管理。

Ø  制单人与审核人相同:开单与审核单据可以是同一人。

Ø  销售采购开票是否由出库单生成:选中此项,表示长流程。否则为短流程。详细请参考业务流程介绍。

Ø  销售单保存后提示收款:销售开票保存后是否提示现结。

Ø  出入库单须由选单生成:选中此项,出入库单的货品和数量不能编辑,须根据所选的单据生成。详细请参考业务流程介绍。

Ø  默认进价:指采购时的默认进价。可选择“不指定”、“参考成本价”、“最后一次进价”,用户可根据需要选择。

Ø  默认售价:指销售时的默认售价。可选择“不指定”、“批发价”、“零售价”,“最后一次进价”,用户可根据需要选择。

Ø  采购方式:在采购开票可选择直拨采购,只增加应付账款,不增加货品库存;否则只有一般采购可供选择。

Ø  销售方式:在销售开票可选择直拨销售,只增加应收账款,不减少货品库存;否则只为一般销售。

Ø  销售收款间隔天数:表示以开单日期为起始计算日期,以设定的天数为收款期限,超出部分会在[报表]>[销售报表]>[超期应收款明细表]反映. 1表示不处理,0表示当天,大于0表示间隔天数。

3.3            加盟机构参数设置(专业版)

单击【资料】à【加盟分销商资料】,请参考自营机构资料

单击【资料】à【加盟供应商资料】,请参考自营机构资料

参数更改后请通过【文件】à【更换操作员】重新登录一次。

4         基本资料

4.1            部门资料

单击【资料】à【部门资料】点〖新增〗,弹出如下图:

注:编码和名称是必输项

4.2            职员资料

职员是指需进行业务统计的公司员工,如采购员、业务员等。请参考用户与职员区别。

单击【资料】à【职员资料】弹出如下图所示:

 

上图列出查询权限内的职员姓名、电话、所属机构等情况。

单击上图中的〖新增〗,弹出如下图:

上图中右上框是用来贴相片的,当鼠标放在该框时会变成手指形状,并按下鼠标左键,会弹出窗口选择图片所在路径,选择对应的图片即可。

编号、姓名、所属机构是必须输项。

4.3            仓库资料

单击【资料】à【仓库资料】弹出如下图所示:

一个业务机构可有多个仓库,但编号不能相同。

编码、名称、所属机构是必须输项。

4.4            货品资料

1单击【资料】à【货品资料】à【货品分类】,弹出如下图所示:

编码、名称是必须输项。

分类被使用后,不能再有下级。

本类货品特价:选中此项,表示该货品在POS零售中被列为特价货品处理,此选项只对POS机零售有效。

在相关的报表中,可按某一级进行统计,如图3-8中按“电视机”这一级统计,则会合计003004两个子类的数据。

2单击【资料】à【货品资料】à【货品明细资料】弹出如下图:

上图列出所查询的货品资料,该资料全公司各机构共用。

单击上图中〖新增〗,弹出如下图:

本系统的货品编码和条形码均用于货品查找,所以货品编码和条形码不能相同。

编码流水生成、名称是必须输项。

注:编码、名称保存后也可随时修改,不影响数据。

单击【价格】页,可设置货品零售价、批发价、会员价、单价4、单价5、单价6、单价7、最低售价、结算价、参考成本

设置该货品的销售价和成本价,在机构参数里设置了相应默认进价和默认售价,并且没有在【分店价格设置】设置价格时,系统会初始或开单时取这里的相关价格。

还可为该货品设置最低售价,表示开单时该货品销售价不能低于这里所设置的最低售价。

其他基本资料的设置请参照以上方法,按需要进行操作。

单击【多计量单位】页,弹出下图:

系统会根据设定的转换率按照不同单位对应不同条码对应不同售价进行前台零售。

4.5            供应商资料

4.5.1   供应商分类

单击【资料】à【供应商资料】à【供应商分类】,弹出如下图所示:

编码、名称是必须输项。

分类被使用后,不能再有下级。

4.5.2   供应商资料

单击【资料】à【供应商资料】à供应商明细资料】,弹出如下图:

上图是查询权限内的供应商资料。

单击上图中〖新增〗,弹出如下图:

编码、全称、所属机构是必须输项。所属分类、所属地区用于查询。

4.6            客户资料

4.6.1   客户分类

单击【资料】à【客户资料】à【客户分类】,弹出如下图所示

编码、名称是必须输项。

分类被使用后,不能再有下级。

4.6.2   客户资料

单击【资料】à【客户资料】à客户明细资料】,弹出如下图:

上图是查询权限内的客户资料。

单击上图中〖新增〗,弹出如下图:

编码、全称、所属机构是必须输项。所属分类、所属地区用于查询。

4.6.3   潜在客户

单击【资料】à【客户资料】à【潜在客户资料】,弹出如下图:

编码、全称、所属机构是必须输项。所属分类、所属地区用于查询。

输入完毕后,点击标头栏中的【转换】按钮,系统即会将此潜在客户转换成正式客户。

4.6.4   客户信用管理

单击【信用管理】页,弹出如下图:

本系统提供四种信用方式:

Ø  批结:指每次供货前,客户须结清上批货款才能发本次货。

Ø  隔期:指客户在每次提货的指定间隔满后必须付该次货款。本方式需输入间隔期天数。

Ø  额度:指给予客户在指定期限内一定赊销额(即铺底),到期后必须付清。本方式需输入赊销额和有效期。

Ø  下月结清:下月前几天结清,如从下月10号,从第11天后,上月没结清的不能开单。

Ø  单击【使用机构】页,弹出下图:

本表是指出特定客户属于那个机构查看,可多选机构,选择后开销售单才能查到相应的客户。

可设置各独立核算客户自己添加属于各自机构的客户,互不相干。

4.6.5   客户货品价格设置

单击【客户货品价格】à点新增,弹出如下图:

选择【客户】和【机构】再选择【货品】再设不同的【单价】

4.6.6   客户货品促销计划

单击【客户货品促销计划à新增选择【促销时间设置】à【促销客户】à【促销商品】弹出如下图:

4.7            其它资料

4.7.1职位资料

1单击【其他资料】à【职位资料】,弹出如下图所示:

4.7.2单据条码截取设定à单击【其他资料】à单据条码截取设定】,弹出如下图所示:

4.7.3补货类型:是分销连锁配送业务补货

1单击【其他资料】à【补货类型】,弹出如下图所示:

4.7.4地区资料

1单击【其他资料】à【地区资料】,弹出如下图所示:

分类被使用后,不能再有下级。

 

4.7.5货品属性:对货品设置了属性说明后,开单时,属性列可以自动获取这个货品的属性说明。

1单击【其他资料】à【货品属性】,弹出如下图所示:

4.7.6结算方式

单击【其他资料】à【结算方式】,弹出如下图所示:

可设置多种结算方式,有新增或删除的功能。一旦该结算方式被业务信息取用后就不能删除。

4.7.7收款方式

单击【其他资料】à【收款方式】,弹出如下图所示:

可设置多种结算方式,有新增、删除、设置佣金率的功能。只对POS前台收款有效。佣金率表示银行按每笔消费金额应提取的一定比率的佣金作为手续费。

报表_财务报表_银行佣金统计表,用于统计某时段下各收款方式(除现金方式外)的收款金额、佣金率、佣金

4.7.8收支项目

收支项目设置收入项目和支出项目,可统计全公司或某个机构的收入项目情况。

单击【资料】à【其他资料】à收支项目】,弹出如下图:

可以多级分类设置。

编码、名称是必须输项。

在设置时,系统默认为收入标识,如果设置是支出项目,请先选择支出标识,才可在上级项目中弹出支出项目,否则将显示收入项目。

4.7.9品牌资料

单击【资料】à【其他资料】à品牌资料】,弹出如下图

在货品明细资料的辅助属性里可选择,一旦该品牌开过业务单据后就不能删除。

资料_其他资料_季度资料:该项设置只有服装版才有,并在货品明细资料的辅助属性里可选择。

4.7.10出入库资料

单击【资料】à【其他资料】à出入库类型】,弹出如下图

4.7.11服装行业的颜色尺码设置

单击【资料】à【其他资料】à【颜色、尺码设置】弹出如下图:

尺码设置同样的方法,先设置尺码组别,再设置尺码。

 

4.7.12商场柜台

1) 单击【资料】à【商场柜台】à弹出如下图所示:不同的柜台设置对应的仓库。

4.7.13账户资料

1单击【资料】à【账户资料】à【账户分类】弹出如下图所示:

编码、名称是必须输项。此功能可为各账户设置分类。

4.7.14现金银行资料

【资料】à【现金银行资料】点新增,弹出如右图所示:

每个现金银行资料必须有所属机构,编码、名称所属机构是必须输项。所属机构、所属分类、账户类型、初始金额在开过[现金银行单]或结转到下月后不能修改。

由于现金银行资料在用户拥有权限后即可看全公司的所有账户内容,所以建议由具最高权限的操作员来增加或修改。

4.7.15自动配送资料设置

1单击【资料】à【自动配送资料设置】à【参数设置】,弹出下图:

1配送机构:需要指定自动配送的机构,一般为总公司。只有独立核算机构或非独立核算机构才能作为配送机构。各机构在补货时,补货单上的默认发货机构为该配送机构。

2配送机构存货控制:分配货至零和配货至下限。

A当选择配货至零时,自动配货时,把配送机构的货品配送到零为止。

B当选择配货至下限时,自动配货时,把配送机构的货品只配送到下限为止,下限部分不配送。

3日均销量计算周期():以周为单位,系统自动按此参数计算各机构的日期销售量

4自动补货激发时间():以时为单位, 系统判断时间到该时点自动根据各机构现存量、上下限、已补货未实现量等参数生成补货申请单。

4.7.16机构配货顺序设置

单击【资料】à【自动配送资料设置】à【机构配货顺序】,弹出右图:

该项设置在对各申请要货机构进行自动配货顺序。只有独立核算机构、非独立核算机构、加盟分销商才能配货,机构内部门和加盟供应不能配货。顺序号从零开始,零以上的顺序号不能重复;可以为负数,表示不参与配货。

4.7.17供应商采购周期设置

单击【资料】à【自动配送资料设置】à【供应商采购周期】,弹出如下图:

该设置是用于设置当星期几向哪些供应商自动订货。例如有北京供应商、广州供应商、海南供应商、上海供应商,可设星期一向北京供应商和广州供应商订货,星期三向海南供应商和上海供应商订货。

4.7.18机构价格设置

本操作可实现不同机构(分店)不同的零售价、批发价、会员价、成本价;并可定义货品在各机构的采购周期。

当设置了机构价格后,系统会自动取该机构的相应价格;否则,系统取货品资料价格。单击工具栏的【导入】,在弹出导入条件窗口输入内容并按【确认】系统把符合条件的内容列出,用户设置各单价并按【保存】。

注:

1.         导入的内容是该机构还未设置价格的货品,原已设置的货品不再重复导入。如要修改原已设置的货品价格,通过【查询】后,再修改。新增时默认机构,作为新增货品和复制的机构。

2.         查询和导入的货品限于当前操作员的可管理机构。

3.         机构价格设置的查询条件不需先输入机构,如操作员有权限的可查询同一货品不同机构的设置情况。

4.7.19 机构内部业务对象设置

注:业务类型要选对应的类型,信用管理,需要使用也要选择,否则不必选。

4.8            数据初始化

期初数是指系统启用年月的第1日的余额。如系统启用年月为20043月,则期初数指200431这一时点的余额。

注:期初数在账套启用后但未输入单据前还可修改,但已启用账套且已输入单据则不能再修改。

4.8.1库存期初

库存期初指各仓库的库存期初实物数量和单价。

单击【资料】à【数据初始化】à【库存期初】,在弹出的窗口输入机构和仓库。

其他操作参考单据编辑基本操作。

★注:如果安装的是服装版或电子行业版且序列号全部管理的,库存期初不显示,必须开入库单来增加期初。

4.8.2受托代销商品期初

受托代销商品期初指各机构在建账套时受托代销品的期初数量和结算单价,需要按每个委托方设置。

单击【资料】à【数据初始化】à【受托代销商品期初】,在弹出的窗口输入机构和仓库。

其他操作参考单据编辑基本操作。

4.8.3委托代销商品期初

委托代销商品期初指各机构在建账套时委托代销品的期初数量、成本价和结算单价,需要按每个受托方设置。

单击【资料】à【数据初始化】à【委托代销商品期初】,在弹出的窗口输入机构和仓库。

其他操作参考单据编辑基本操作。

4.8.4应付账款期初

应付账款期初指应付给供应商的期初数。

单击【资料】à【数据初始化】à【应付账款期初】,在弹出的窗口输入机构。

其他操作参考单据编辑基本操作。

4.8.5应收账款期初

应收账款期初指各机构应收客户的期初数。

单击【资料】à【数据初始化】à【应收账款期初】,在弹出的窗口输入机构。

其他操作参考单据编辑基本操作

4.8.6内部往来期初

内部往来就是加盟店与总公司之间的关系,性质为独立核算机构,那么两者之间的关系为买卖关系。单击【资料】à【数据初始化】à内部往来期初】,然后选择所属机构,在弹出的窗口输入机构的期初金额。

4.8.7机构存量分析资料

机构存量分析资料以机构为单位,核算该机构的最高存量、最低存量、最低售价等内容。

单击【资料】à【数据初始化】à【机构存量分析资料】,在弹出的窗口输入机构。

其他操作参考单据编辑基本操作

 

4.8.8账套启用

当初始化完毕并确认数据无误便可启用账套了。

单击【系统】à【账套启用】完成。

★注:期初数在账套启用后但未输入单据前还可修改,但已启用账套且已输入单据则不能再修改。

第四章         

1         设置POS台号及参数设置

1.1            POS参数设置

单击【零售后台】àPOS参数设置】à【新增】弹出如下图:

 

注:启网POS.NET的所有参数都在客户机设置,因此前台参数设置全公司所有POS机的参数。

1.1.1     参数一

Ø  机号:指分配给每个启网POS.NET的机号,该机号必须唯一,否则会引起单据号重复。用户在设置时应登记每个机号对应于哪台电脑,在[描述]里说明此机号的特征,如名称、地点、机器名等,以备随时查核。

Ø  默认仓库:指该机号对应于哪个仓库,指定机号后,在零售日结时会减少该仓库的库存。

Ø  是否打小票

提供多种打印方式

Windows驱动打印:操作系统上必须装有该打印设备的驱动程序,打印时使用驱动程序。

直接端口打印:操作系统上不用安装该打印设备的驱动程序,打印时使用端口工作(一般为LPT1)

Windows页面打印:操作系统必须要安装该打印设备的驱动程序,打印以页面方式输出。

单据打印:可以设置单据那些内容可以打印,哪些可以不打印。还可设置自定义设置单据的大小,格式。

Ø  是否使用钱箱

提供三种方式:接口卡(210h)钱箱、打印机接口钱箱(单脉冲响铃)、打印机接口钱箱(双脉冲)、厂家提供程序(用户可自定义程序名),用户根据所用的钱箱选择。

Ø  是否使用顾显

提供八种方式:DIY8兼容顾显、LED8兼容顾显、DIY12兼容顾显、ZT314兼容顾显、9811兼容顾显、PD700兼容顾显、PD100兼容顾显、VC108兼容顾显,用户根据所用的顾显选择。

Ø  小票格式:

提供格式三、长格式、自定义格式、窄格式四种。格式三、长格式适用于宽为75毫米的纸张,每项货品内容在一行内打印完,而格式三只有服装版才有此功能,增加打印款号、原价、现价、金额;

自定义格式是在窗口菜单[设置]里设置自定义小票的格式;如下图:

设置方法:左边界面是可选项,右边是编辑窗口,点击字段类型,增加字段到编辑窗口,如每次打印出来一致的内容是,只要手工输入到里面,并可复制到其他台号使用。

Ø  小票练习

提供‘是’和‘否’两种方式。选择‘是’这种方式只是小票练习,开出的零售单据不会影响库存数据。反之,选择‘否’这种方式,开出的零售单据直接会影响到库存数据。

Ø  抹零方式

提供五种方式:不抹零、四舍五入到角、取整到角、四舍五入到元、取整到元、手动抹零。

Ø  单据金额等于抹零后金额

建议选择“是”,总金额等于每行货品打折抹零后的金额总和。

Ø  下载货品库存

提供‘是’和‘否’两种。如果选择‘是’表示POS机下载的货品库存是机号对应的仓库库存数,POS机断线时查看的参考库存。如果选择‘否’表示POS机里查询不到货品库存。

Ø  打折方式

提供按原价折和按折上折(包括会员优惠)、折上折(不含会员优惠)三种。

1)        按原价折表示POS机的零售货品只可按原价打折;

2)        折上折(包括会员优惠),表示除了可以按原价打折之外,还可以给已打折的货品采取折上折的方式,会员优惠也包含在内;

3)        折上折(不含会员优惠),表示除了可以按原价打折之外,还可以给已打折的货品采取折上折的方式,而会员优惠就不包含在内。

1.1.2     参数二

Ø  团购回扣率

对就POS机设置的回扣率,以计算记录团购业务。

Ø  使用机构价格

如此项打勾,表示此POS机的价格使用机构价格(在资料里设置的机构价格设置),如果某些货品没有设机构价格,在POS机取价为0,就算货品资料里有零售价也不会取零售价;如此项不打勾,表示不使用那机构价格,直接取货品资料里的零售价。

1.         使用交班管理

不使用:POS的操作没变化

使用,不显示(打印)收款情况:POS的相关需要当班后才可操作,不显示交班时的收款情况内容。

使用,显示(打印)收款情况:POS的相关需要当班后才可操作,并显示交班时的收款情况内容。

2.         客户取价优先

A、  机构价格/货品资料零售价:

表示在POS机挂账时,直接取机构价格或货品资料零售价。

B、客户货品价格设置:

1pos选择挂账客户,如果在后台没有设置该客户的对应货品,则原价和现价都默认为零;

2电子称货品:如果有挂账客户,使用客户价格(如没有设置客户价格则默认为零;

3会员卡价和客户价格:如果同是会员和客户则会员价格优先。

★另外辅助参数如下图,可根据需要进行设置。

1.1.3   电子称设置

提供四种使用方式选择:不使用;以重量为标志;以总价为标志;以重量总价为标志

1.         建议选择以总价标记生成条码。

2.         在货品资料导出散装分类的货品到电子称。

3.         右图为大华电子称货品编码为6位时的设置。

2         促销计划

本系统提供的促销分定期促销和不定期促销两种方式。

有关POS机取单价顺序请参考POS机取单价顺序

单击【零售】à促销计划】,按【新增】,弹出如下图:

(1)    定期促销

分为每月几号、每周几、每天,而且可限定时间。如设定每周二促销,则选择每周à星期二,开始时间为0000,结束时间为2359,这样每到星期二,系统会取该货品的促销价。

(2)    不定期促销

指在开始日、开始时间到结束日、结束时间范围内进行促销。  

★注:

(1)    该界面设定的促销是指当前登录的机构的促销,如需设定其他机构的促销,请切换登录并选择相应的机构。

(2)    无论是定期促销还是不定期促销,都按设定的时限和促销价执行。

2.1            100+1促销

单击【零售后台】à促销计划à100+1促销】如下图

2.2            第二件半价

单击【零售后台】à促销计划à第二件半价】如下图:

当设好促销单后,前台开单时,第二件会自动显示半价

2.3            促销组合

单击【零售后台】à促销计划à促销组合】如下图:

 

2.4            N元多一件

单击【零售后台】à促销计划àN元多一件】如下图:

2.5            同品第二件优惠

单击【零售后台】à促销计划à同品第二件优惠】如下图:

2.6            买一送一

买一送一促销是指可以设定某货品买n个时送多个货品,用户可自定义调整促销日期。当货品设置为买一送一时,在POS销售中赠送的货品售价为零,不会影响收款金额,但会减少库存数量。

单击【零售后台】à促销计划à买一送一】如下图:

2.7            100N件优惠

单击【零售后台】à促销计划à同品第二件优惠】如下图:

2.8            货品分类打折

单击【零售后台】à促销计划à货品分类打折】如下图:

2.9            货品品牌打折

单击【零售后台】à促销计划à货品品牌打折】如下图:

 

3         零售日结

零售日结是对启网POS.NET产生的零售单进行结转,减少零售单中对应仓库的库存。只有执行了日结,才可以查询零售单据及相关零售报表数据。

一天内可进行多次日结。

4         零售单据浏览

单击【零售】à单据查询à零售单据

可查询到全公司各机构指定日期内的零售单。

只有执行了日结,才可以查询零售单据。

5         POS机取单价顺序

本系统的价格集合了分店促销价、会员卡价格、分店零售价、全公司零售价,分别说明如下:

分店促销价:指在【零售】à促销计划】设定的促销价。

会员卡价格:指会员卡享受的会员价或折扣。

分店零售价:【零售】à分店价格设置】设定的零售价。

全公司零售价:指在货品资料里零售价,当分店设置了价格后,不再用该零售价。

附图:

 

6         POS操作

鼠标双击桌面上的“启网POS.NET”图标直接进入软件界面,如下图所示:

POS参数设置:(可按“F1”键作参考)

n  锁机(F2):当本系统操作员离开POS机时,按“F2”键进行锁机。防止非本系统操作员对单据进行修改;当操作员回来后,输入操作员和密码,就可回到收款状态。

n  挂单(F3):执行此操作系统可保留当前输入的单据信息,并继续执行下一个顾客的收款。当需要调回保留的单据时,按F4(取单),系统把原单据信息显示在当前屏幕上,并可继续操作

n  取单(F4):调回原先挂起的单据,按F3(取单),在弹出的窗口选择所需的内容,按回车键。系统自动把内容传送到收款界面,并可继续操作。

n  补打(F5):按F5键可重新打印最后一张单据。

n  冲货(F6):当焦点在输入框时,按向下键把焦点移到表格中需要冲货的某行,按F6完成冲货,同时金额会自动减少。

n  会员卡(F7):按F7键输入正确的会员卡号。

n  时间限制(F8):是指启网POS.NET收款系统连接到服务器及数据传输的时间。按F8可出现时间参数设置框。如果网络速度慢,资料下载在短时间内连接不到服务器,此时启网POS.NET收款系统会自动取本地的资料,而且获取不了服务器的最新数据。因此,可按需要将时间参数相应调大。若客户使用ADSL上网,网速比较快,传送的资料或单据文件比较小,可按启网POS.NET收款系统中的默认时间参数设置。当选取货品设置为0秒时,当前启网POS.NET收款系统处于分时操作状态。

n  营业员(F9):在输入框里输进营业员的编码,按F9键,则POS机左上角会显示出该营业员的名称。

n  收款(+):确定单据输入无误后,按End键即可进行收款,收款成功后,如有连接到打印机,系统会执行打印。

n  数量():确定该货品的收款数量,按键即可显示数量。

n  单价():确定该货品的单价,按键即显示单价。

n  开新单(insert):发现单据输入有误,需要重新开单,按insert键即可重新开单。

n  单品打折(home):在输入框里输进折扣率,再按home键即可为该货品完成打折。单品打折只可对当前零售单据的最后一个货品进行打折。

n  整单打折(pagedown):在输入框里输进折扣率,再按pagedown键即可为该货品完成打折。整单打折针对当前零售单据所有货品进行打折。

n  弹钱箱(pageup):按pageup键即可弹出钱箱。

n  挂帐(ctrl+D):按 ctrl+D可调用当前台号所属机构的POS挂账客户,在所属机构增加该客户应收款账。

n  团购号(ctrl+S):开单时按 ctrl+S 输入团购号, 可多账单同一团购号。

7         其他菜单(F10

“F10”可查询或操作以下功能):

7.1            积分兑奖

输入会员卡后按回车,系统会自动检测此会员的消费总额、累计积分、 已兑积分、未兑积分,可以手工录入本次兑奖积分。

“上传零售单据”、“开始赠送(选此功能表示输入框里的货品为赠品,售价为0,不影响收款金额,只影响库存数量)。

7.2            开始退货

选此功能表示输入框里的货品全部为负数;

7.3            交班清款

前台一天收银结束后,将所有的收入如实填写进去,在后台交班清款单能选单、零售报表其中交班清款表、交班统计表可查询。

7.4            数据查询

(包括收款员日报表、营业员日报表、零售单据浏览、零售日收款汇总表、未上传单据收款查询、库存查询、团购日消费查询)”、“打印设置(适合单据打印)”、“打印预览(适合单据打印)”。

未上传单据:若网络是连通的,保存单据时启网POS.NET收款系统会在收款工作完成后自动上传到服务器上,否则单据只保存在本地。收款系统在退出时自动检测是否有未上传数据,若有数据未上传,系统退出时会提示。建议系统退出时把全部数据上传到服务器。

注:重装时本地有数据的注意点:

如果发现本地有未上传数据时,不能执行系统重装操作,否则会丢失未上传的数据。

如果出现上述情况,请及时与启网公司联系。

第五章       会员管理

1         会员卡分类

会员卡分类可设定该类卡的优惠方式、积分方式等。在设置分类后,会员卡选择某一分类时,自动按该设定的优惠方式、积分方式执行。

单击【会员管理】à会员卡分类】,弹出如图所示:

优惠方式:分为会员价和折扣、按消费金额折扣。当优惠方式为会员价时,取货品资料或分店价格设置中的会员价;优惠方式为折扣时,需要设置折扣率,并按货品资料或分店价格设置中的零售价*折扣率;按消费金额折扣如所述。

积分方式:该类卡的积分方式。本项与积分规则对应。

★注:如需要设置到每个货品对应不同的积分,可以在会员卡管理à会员卡分类à积分方式】选择à销量*单位积分】

然后在【资料à货品资料à货品明细资料】打开货品浏览窗口,双击要设置的货品积分,弹出【货品资料编辑】在单位积分设置这个货品对应的积分即可。如下图:

2         会员卡制作

单击【会员管理】à会员卡管理à会员卡制作】弹出如下图所示:

说明:

1)   单个增加:

机构:选择设置该会员卡对应的机构;

初始积分:在该会员卡没正式启用之前,可以根据需要为该会员卡设置期初积分;

初始金额:在该会员卡没正式启用之前,可以根据需要为该会员卡设置期初金额(可自行设置多少金额对应多少积分)

所属分类:选择该会员卡所属的会员卡分类;

:打勾表示这张卡可以冲值,不勾则反之;

例如:在单个输入栏,输入一个为“1”的卡号,敲Enter回车键,出现如上图所示,只能相应的增加一个为“1”的卡号(以次类推逐个的输入)。在框,可任意选择单张或多张卡后点保存。

2)   批量增加:

例如:需要制作10张会员卡,卡号从110

在起始号码栏,输入“1”,数量栏输入10,直接点生成,自动生成出为110的卡号(共10张卡),选择后点保存即可。

3         会员卡资料

会员卡是企业促销的一种手段。本系统提供会员卡功能,有关POS机取单价顺序请参考POS机取单价顺序

单击【会员管理】à会员卡管理à会员卡资料】,点新增,弹出如下图:

每个卡号必须唯一,卡号、姓名、所属机构是必输项。

具体操作请参考单据编辑基本操作

4         按消费金额设折扣

单击【会员管理】à会员卡管理à按消费金额设折扣】,弹出如下图所示:

上图表示累计消费金额500元,即可获优惠折扣99%,以此类推。

5         积分分级制度

单击【会员管理】à会员积分管理à【会员分级制度】,弹出如下图所示:

6         会员积分管理

会员积分管理可查询会员的消费总额、累计积分、已兑积分、未兑积分情况和兑奖。

6.1            积分规则

积分规则设置会员卡的积分标准,本系统提供“单笔消费积X分”的方式,表示消费者每次消费达到一定的金额,就积X分。

【会员管理】à会员积分管理à积分规则】,弹出如下图所示:

 

上图表示每笔消费金额1元,即积1分。

6.2            积分兑换储值额规则

上图表示消费积分有100分可兑换成5元到储值卡的金额。

6.3            积分兑换储值金额

【会员管理】à【会员积分管理】à【积分兑换储值金额】如下图:

6.4            积分查询兑奖

单击【零售】à会员积分管理à积分查询兑奖】弹出如下图所示:

上表列出会员卡的积分情况。

单击图中的【兑奖】,弹出如下图:

在会员卡号栏输入编号,系统自动出现相应内容;在本次兑奖输入兑奖值,并单击【保存】即实现兑奖减分。

6.5            会员积分清零

单击【零售】à会员积分管理à会员积分清零】弹出如下图所示:

6.6            重算POS单据会员积分

单击【零售】à会员积分管理à重算pos单据会员积分】弹出如下图所示:

 

7         储值卡

7.1            充值额度设置

单击【会员管理】à会员卡管理à充值额度设置】,弹出如右图:可以新增不同的面值数额

方法:双击空白栏可输入相应的数额,保存即可。

7.2            储值卡初始

单击【会员管理】à会员卡管理à会员卡制作】,弹出如下图:

注:卡号必须唯一

说明:储值卡包括有条码卡、磁卡和IC卡,可以根据需要选择不同的卡类型,以上图磁卡为例:

1) 单个增加:在,敲Enter回车键,只能相应的增加一个为“1”的卡号,以次类推逐个的输入,点保存。

2) 批量增加:在起始号码输入“1”(那么号码以“1”开始),数量栏里输“5”,直接点生成,出现如上图显示,卡号为15(共5张卡) ,点保存。

7.3            储值卡发放

单击【会员管理】à【(储值)会员卡操作à【(储值)会员卡发放】,弹出如下图:

说明:

2.1.1.       卡号:储值卡初始时所保存的系列卡号

2.1.2.       发卡机构:下拉框可选择这张卡对应不同的机构

2.1.3.       其他填上相关对应的个人资料后,点发放即可。

具体操作请参考单据编辑基本操作

7.4            储值卡维护

单击【零售】à储值卡管理à储值卡维护】,弹出如下图:

维护包括有:挂失、停用、作废、恢复、改密码等功能

1如将为“1的卡号停用,选择停用à维护。即该张卡在《会员管理》à会员卡管理à会员卡资料》浏览下,即为“1的这张卡状态就会显示à停用字样。

2如需要恢复停用,在《储值卡维护》里,输入需要恢复卡号,选中即可。

7.5            储值卡充值

单击【会员管理】à【充值卡操作】à储值卡充值】,弹出如下图:

说明:

卡号:输入所要冲值的卡号(以“2”卡号为例),如上图所示,自动弹出该卡号所属姓名和发卡机构,填上充值金额,保存即可。

7.6            充值卡换卡

单击【会员管理】à充值卡换卡】,弹出如下图:

具体操作请参考单据编辑基本操作


第六章       采购业务

本系统的采购包括采购订单、采购开票、采购退货单、补货申请单、采购调价单、付款单。其操作根据业务流程而有所不同,下面详细介绍采购长短流程的区别:

1         采购短流程

采购订单à采购开票(采购退货单)à付款单

同时增加(减少)应付账款和库存账    影响应付账款

特点:通过一张单据(采购开票或采购退货单) 同时影响应付账款和库存账。

适用对象:门市部、专卖店、仓库和办公场所合一的分部等。

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2         采购长流程

   采购订单à入库单à采购开票(退货单)à付款单

   只影响库存账     只影响应付账款    影响应付账

   特点:经过仓库环节;入库单只影响库存账,不影响应付账款;采购开票(采购退货单)只影响应付账款,不影响库存账。

      适用对象:总部、有驻外仓库的分部等。

      技巧:用户可根据机构情况选择使用短流程还是长流程,并在机构参数的“销售(采购)开票是否由出()库单生成”选择。

a)采购订单

采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议。主要说明货品、数量、价格、到货日期、到货地点等。

采购订单可以看是一种简单的合同,包括合同的主要部分,但它没有合同的要式详尽。

单击【采购】à【采购订单】,弹出如下图所示:

本系统的采购订单不需要审核,开出的采购订单不会影响应付账款和库存账;也不是必须步骤,用户也可以直接开采购开票或入库单。

当入库单通过选择采购订单生成,并且本次入库数量小于订单数量,系统会根据差额产生一张新的差额采购订单,原采购订单视同执行完成。

其他操作参考单据编辑基本操作

b)采购开票

采购开票是业务流程中必须的环节,表明货品的所有权已转移到本公司,本公司对供应商形成应付账款。

本系统的采购开票可以处理不同业务流程和直拨采购等复杂情况。

单击【采购】à【采购开票】,弹出如下图所示:

3         短流程下的采购开票处理

当购进货品时,直接开采购开票,输入数量和单价,保存后即增加应付账款和库存账。

选单:短流程时,系统已设定采购开票以采购订单作为被关联对象。具体操作请参考单据编辑基本操作à选单

4         长流程下的采购开票处理

当购进货品时,由仓库验收入库,仓管员开具入库单,增加库存账。采购员在确认货品入库后,以选单方式或直接开采购开票,增加应付账款。

选单:长流程时,系统已设定采购开票以入库单作为被关联对象。具体操作请参考单据编辑基本操作à选单

5         对直拨采购的处理

直拨采购处理货品直接由供应商处运到本公司的分部仓库或分部客户情况。

业务特点:一般由于采购权在总部,所以由总部开采购开票增加供应商的应付账款,而不增加总部的库存账。

如果分部是非独立核算机构,当货品到达分部仓库时,分部只开出异地调拨_调入,增加分部仓库库存账;如货品是直接运往分部的客户,则分部只开出销售开票(销售方式为直拨销售),增加分部应收账款。

如果分部是独立核算机构,当货品到达分部仓库时,分部开出内部采购单,增加分部仓库库存账和对总公司应付账款;如货品是直接运往分部的客户,则分部开出销售开票(销售方式为直拨销售),增加分部应收账款;另开一张内部采购单,增加对总公司的应付账款。

直拨采购与不受业务流程影响,无论是长流程还是短流程,只要在采购开票上选择此方式,则不会增加单据上业务机构所在仓库的库存账。

其他操作参考单据编辑基本操作

6         如何反冲采购开票

当发现某张采购开票有错且已审核,一般以反冲方式处理。

无论是否处理序列号,开负数采购开票即实现反冲。

c采购退货单

采购退货单表示货品的所有权由本公司转移到供应商,本公司减少供应商的应付账款。

单击【采购】à【采购退货单】,弹出如下图所示:

1短流程下的采购退货单处理

当退货时,直接开采购退货单,输入负数量和单价,保存后即减少应付账款和库存账。

使用序列号的操作:本流程下,序列号也在采购退货单上处理。可以看到〖工具栏〗上出现〖序列号〗按钮,具体操作请参考单据编辑基本操作à序列号

选单:不需选单。

2长流程下的采购退货单处理

当退货时,由仓库开负数入库单,减少库存账。采购员在确认货品退货后,以选单方式或直接开采购退货单,减少应付账款。

对于使用序列号的操作:本流程下,序列号只在负数入库单上处理(由仓管员输入),不在采购退货单上处理。入库单上可以看到〖工具栏〗上出现〖序列号〗按钮,而采购退货单则没有〖序列号〗按钮。具体操作请参考单据编辑基本操作à序列号

选单:长流程时,系统已设定采购退货单以入库单作为被关联对象。具体操作请参考单据编辑基本操作à选单

3)如何反冲采购退货单

当发现某张采购退货单有错且已审核,一般以反冲方式处理。

无论该张采购退货单是否要处理序列号,都必须开采购开票反冲。

7         采购调价单

采购调价单用于调整因供应商调价而引起变动的应付账款。

单击【采购】à采购调价单】,弹出如图所示:

采购调价单按调价金额只调整应付账款,不调整库存成本,库存成本需另外开一张成本调价单处理。如果在【同时影响库存成本】这一项打勾,则会影响该机构的库存成本,无需再另外开一张成本调价单处理。

单据中的已销量表示在调价时,该种货品的已销售量,它与差价的乘积表示调价收益。由于该部分已销量前期已计入相应的销售成本,所以本次对已销量的调价只计入本期收益,不再影响本期的销售成本,只在损益表反映。

具体操作请参考单据基本操作

8         采购费用分摊单

采购费用分摊的含义是将采购过程中产生费用分摊到存货成本上,对于多行存货的采购入库单,分摊方法是按每行记录的数量比例或者是金额比例进行分摊。如下图:

 

第七章       销售业务

本系统的销售包括预留单、销售报价单、销售订单、销售开票、销售退货单、销售调价单、收款单等。其操作根据业务流程而有所不同,下面详细介绍:

1)   销售短流程

销售订单------à销售开票(销售退货单)--------à收款单

                                       

           同时影响应收账款和库存账     影响应收账款

特点:通过一张单据(销售开票或销售退货单)使应收账款和库存账同时变动。

适用对象:门市、专卖店等

 

2)   销售长流程

销售订单--à出库单---à销售开票(退货单)--à收款单

                                     

只影响库存账  只影响应收账款   影响应收账款

特点:经过仓库环节;出库单只影响库存账,不影响应收账款;销售开票(销售退货单)只影响应收账款,不影响库存账。

适用对象:总部、有驻外仓库的分部等。

注:用户可根据机构情况选择使用短流程还是长流程,长流程:【资料】à【自营机构资料】à点所要设置长流程的机构à点修改à点右下角参数设置,参数一下 “销售(采购)开票是否由出()库单生成”打勾。短流程:不需打勾。

1         销售订单

销售订单是企业与客户之间签订的一种协议。主要说明货品、数量、价格、到货日期、到货地点等。

销售订单可以看是一种简单的合同,包括合同的主要部分,但它没有合同的要式详尽。

单击【销售】à【销售订单】,弹出如下图所示:

本系统的销售订单不需要审核,开出的销售订单不会影响应收账和减少库存账;也不是必须步骤,用户也可以直接开销售开票或出库单。

其他操作参考单据编辑基本操作

2         销售开票

销售开票是业务流程中必须的环节,表明货品的所有权已由本公司转移到客户,本公司对客户形成应收账款。

本系统的销售开票可以处理不同业务流程直拨销售负库存销售等复杂情况。

单击【销售】à【销售开票】,弹出如下图所示:

3)          短流程下销售开票的处理

当销售货品时,直接开销售开票,输入数量和单价,保存后即增加应收账款和减少库存账。

使用序列号的操作:本流程下,序列号也在销售开票上处理。可以看到〖工具栏〗上出现〖序列号〗按钮,具体操作请参考单据编辑基本操作à序列号

选单:短流程时,系统已设定销售开票以销售订单作为被关联对象。具体操作请参考单据编辑基本操作à选单

4)          长流程下销售开票的处理

当销售货品时,业务员开出销售开票,增加应收账款,仓管员以选单方式开出库单,减少库存账。

选单:长流程时,系统已设定出库单以销售开票作为被关联对象。具体操作请参考单据编辑基本操作à选单

5)          直拨销售的处理

直拨销售是用于处理由货品直接由总部(或供应商处)发往分部客户、以及负库存销售的情况,该方式不减少所在仓库的库存。

业务特点:

(1) 由总部发货到非独立核算的分部客户:一般由总部开异地调拨_调出减少总部库存账;分部在确认客户收到货后,开销售开票(销售方式为直拨销售)增加分部的应收账款。这样形成“发货在总部,销售在分部”。

(2) 由总部发货到独立核算的分部客户:一般由总部开内部销售单减少总部库存账和增加对分部的应收账款;分部在确认客户收到货后,开销售开票(销售方式为直拨销售)增加分部的应收账款,同时开一张内部采购单增加分部对总部的应付账款。这样形成“发货在总部,销售在分部”。

(3) 由供应商处发货到分部客户:一般由总部开采购开票(采购方式为直拨采购)增加总部应付账款,分部在确认客户收到货后,开销售开票(销售方式为直拨销售)增加分部的应收账款。这样形成“采购在总部,销售在分部”。

直拨销售与不受业务流程影响,无论是长流程还是短流程,只要在销售开票上选择此方式,则不会减少该机构所属仓库的库存账。

为使本期的收入与成本符合配比原则,直拨销售方式要求用户输入成本单价,以此作为该部分销售的成本和毛利计算依据。

具体操作请参考单据编辑基本操作

销售开票保存前确认功能,该项需在服务器参数“销售开票保存前需要确认”设置。选中该项,保存销售开票会弹出窗口重现所输入货品、数量、单价、金额,并询问确认。

6)          如何处理负库存销售

负库存销售指某货品在仓库库存量不足于本次销售,但仍先开销售开票增加应收账的一种特殊销售方式。

请参考第二章_业务说明_负库存销售

7)          如何反冲销售开票

当发现某张销售开票有错且已审核,只能以反冲方式处理。

无论是否处理序列号,开负数销售开票即可反冲。

8)          预收款功能

(1) 只有销售订单和销售开票才有预收款功能,订单和销售单开单时都可以在“收款”按钮可以用多收款方式收款,测试多收款方式能否保存,销售开票“选单”销售订单,收款余额应是开票金额减去订单收款金额。

(2) 当销售开票选择销售订单,原销售订单存在的预收款作为本销售开票收款的一部分。

 

3         销售退货单

销售退货单表明货品的所有权由客户转移到本公司,本公司减少客户的应收账款。

单击【销售】à销售退货单】,弹出如下图所示:

退货用负数,换货用正数:如上图表示,数量为“-1”的是要退货的货品,数量为“1”的是换给客户的货品,就是退换货业务。

9)   短流程下销售退货单的处理

当退货时,直接开销售退货单,输入负数量和单价,保存后即减少应收账款和增加库存账。

选单:没有选单功能。

10)      长流程下销售退货单的处理

当退货时,由仓库开负数出库单,增加库存账。业务员在确认收到货品后,以选单方式或直接开销售退货单,减少应收账款。

选单:长流程时,系统已设定销售退货单以出库单作为被关联对象。具体操作请参考单据编辑基本操作à选单

11)      如何反冲销售退货单

当发现某张销售退货单有错且已审核,一般以反冲方式处理。

4         销售调价单

销售调价单用于因本公司给客户调价而调整应收账款,不处理库存成本调整。

单击【销售】à销售调价单】,弹出如下图所示:

销售调价单的反冲:开负数销售调价单即可。

注:具体操作请参考单据编辑基本操作

第八章    存管理

本模块用于处理仓库间货物调拨、盘盈盘亏、盘点、成本调价等业务,分别介绍如下:

1         转仓单

转仓单处理独立核算机构下的仓库之间货品调拨的情况,特点是增加调入机构所属调入仓的库存账,同时减少调出机构所属调出仓的库存。即对一笔调拨业务,由一张本地转仓单可完成。

单击【库存】à转仓单】,弹出如下图所示:

转仓单不需输入单价,调入仓的单价取开单时该货品在调出仓库的全月平均单价,由系统自动完成。

转仓单一般适用于机构内各仓库之间或同城各机构之间的货品调拨,如果是异地调拨,建议使用异地调拨_调入和异地调拨_调出分别处理。

2         入库单

入库单处理仓库进货,在长短流程时的处理方式不同。

单击【库存】à入库单】,弹出如下图所示:

2.1            短流程下入库单

该短流程下的入库单一般用于处理除采购、调入以外的其他入库,如赠品等。

如果是赠品,可以不输入单价,表示不计成本。

如果发生采购退货,开采购退货单处理。

2.2            长流程下的入库单

该长流程下的入库单除处理短流程的用途外,更用于处理采购货品验收入库,所输入的单价作为成本计算依据。

如果发生采购退货,仓库开负数入库单冲减库存账,采购员通过选单操作开采购退货单冲减应付账款。

使用序列号管理的操作:本流程下,序列号的只在入库单上处理(由仓管员输入),不在采购开票或采购退货单上处理。

2.3            入库单的反冲

  无论如该张入库单是否要处理序列号,都开负数入库单反冲。

在界面上选择“红字”复选框。

其他具体操作请参考单据编辑基本操作

3         出库单

出库单处理仓库出货,在长短流程时的处理方式不同。

单击【库存】à出库单】,弹出如下图所示:

3.1            短流程下出库单

该短流程下的出库单一般用于处理除销售、调出以外的其他出库,如赠品等。

如果发生销售退货,开销售退货单处理。

3.2            长流程下的出库单

该短流程下的出库单除处理短流程的用途外,更用于处理货品销售出库。

如果发生销售退货,仓库开负数出库单增加库存账,业务员通过选单操作开销售退货单减少应收账款。

3.3            出库单的反冲

无论如该张出库单是否要处理序列号,都开负数出库单反冲。

在界面上选择“红字”复选框。

由于本系统采用全月一次加权平均法,所以开出库单时不用输入单价,由系统在月末结转把单价填入。

其他具体操作请参考单据编辑基本操作

4         盘盈亏单

盘盈单处理因实物数大于账面数需调加账面数。

盘盈单可以由盘点表生成(请参考盘点表生成盘盈亏单),也可以直接新增输入。而且需要输入单价,作为成本计算依据。

4.1            盘盈单

单击【库存】à盘盈单】,弹出如下图所示:

盘亏单处理因实物数小于账面数需调减账面数。

盘亏单可以由盘点表生成(请参考盘点表生成盘亏单),也可以直接新增输入。

4.2            盘亏单

单击【库存】à盘亏单】,弹出如下图所示:

由于本系统采用全月一次加权平均法,所以开盘亏单时不用输入单价,由系统在月末结转把单价填入。

其他具体操作请参考单据编辑基本操作

5         组装单

组装单可输入人工费,套件成本=散件成本+人工费。

单击【库存】à组装单】,弹出如下图所示:

6         拆卸单

拆卸单不能输入人工费,如发生人工费,手工计算摊入各散件的单价。

单击【库存】à拆卸单】,弹出如图所示:

7         盘点

在日常存货收发、保管过程中,由于计量错误、自然损耗、核算错误等原因,有时会发生存货的盘盈、盘亏和毁损现象,从而造成存货账实不相符。为做到账实相符,企业必须对存货进行定期或不定期的清查。确定企业各种存货的实际库存量,并与账面记录相核对,查明存货盘盈、盘亏和毁损的数量以及造成的原因,并据以编制存货盘点报告表,按规定程序,报有关部门审批。

7.1            生成盘点表

单击【库存】à盘点à【生成盘点表】,弹出如下图所示:

可按分类导入货品,只导入曾经发生过业务的货品,没有发生过的不导入。可以输入编码方式增加内容。可导出到Excel,盘点表导出时 “包括未发生业务货品”选项,导出的EXCEL包括批发价(总公司取货品资料批发价、分店取机构批发价,如无设置则为0)、库存量。

7.2            盘点录入单

单击【库存】à盘点à【盘点录入单】,弹出如下图所示:

(1) 可按分类导入或盘点机导入,并且是添加方式,不会在原基础上累加

(2) 输入编码的要求与生成盘点表一样

(3) 需要选择对应于哪张盘点表,多张盘点录入单可对应于一张盘点表

(4) 可导出到Excel

7.3            盘点对比

单击【库存】à盘点à【盘点对比】,弹出如下图所示:

按盘点录入单对应于盘点表,产生盘点对比,并可直接点击生成盘盈盘亏单,可导出到Excel

7.3.1   盘点注意事项:

(1) 确定盘点的时间,一般从盘点时间开始,至盘点结束,该期间尽量不要进出货品。

(2) 盘点前应将所有已办理实物出入库但未录入系统的单据均录入系统中。

(3) 本系统在生成盘点表时,以新增盘点表的那一刻的数据作为账面数。由于账面数实时变动,所以在不同时点上新增盘点表,其账面数量会不同。

(4) 盘点表不会影响库存账,只有生成盘盈单、盘亏单后影响库存账。

7.3.2   操作流程:

1)        增加一张新的盘点表。

2)        打印刚新增的盘点表草稿。

3)        进行实物盘点,并将盘点的结果记录在盘点表草稿的盘点数量栏。

4)        实物盘点完成后,根据盘点表,仓管员将每个货品的在仓库的累计盘点数输入本系统的盘点表的“盘点数量”中或可根据盘点机导入盘点表里。

5)        会计员审核仓管员所输入的数量,并据以生成盘盈单、盘亏单,输入盘盈单的单价。

6)        会计员审核盘盈单、盘亏单。

盘点表操作

根据操作流程结合本系统说明盘点表操作:

单击【库存】à【盘点】à【生成盘点表】,弹出盘点表窗口。

输入仓库,按〖工具栏〗à〖导入〗,系统把即时的数量载入账面数量栏。可按一个分类导入或全部货品导入。

保存盘点表。

进行实物盘点。

单击【库存】à【单据查询】à【盘点表】,查询出需要的盘点表,双击修改。

在弹出的盘点表上输入盘点数量和调整数量,输完后保存盘点表。

会计员重复(7.3.2操作流程)第五点,审核所输入的盘点数量,并单击〖工具栏〗à〖盘盈〗或〖盘亏〗,生成盘盈单、盘亏单,并在盘盈单上输入单价。

★注:

(1)      本系统的盘点表需导入选定仓库的货品,不能逐个输入。

(2)      账面数量和盈亏数量不能编辑,由系统自动得出。

(3)      调整数量指盘点期间发生的货品进出数量,用于调整盘点数量和账面数量。例如因销售需要,在盘点期间,某客户急着要货10个,并开出库单减少库存。由于该张出库单是在已生成的盘点表后输入,盘点表上的账面数量没有减少这10个数量,所以把10输入调整数量栏。进货用正数表示,出货用负数表示。

由于调整数量已在盘点期间开出单据生成,并已影响了账面数,所以不用另外再输单据生成,否则会造成错误。

 

8         成本调价单

成本调价单调整因供应商调价而引起的库存成本变动。

单击【库存】à成本调价单】,弹出如下图所示:

成本调价单按调价金额只调整库存成本,不调整应付账款,应付账款需另外开一张采购调价单处理。

调整金额的计算公式如下:

调整金额=(现价-原价)*(现存数量+当期发出数量)

上述公式的各项数据可在【报表】à【库存报表】à【收发存汇总表】查询到。

具体操作请参考单据编辑基本操作

配送准备单是指用于配货机构对各机构的补货执行配送。配送准备单保存后不影响库存账和往来账,作为仓库人员发货的先期通知。

第九章        

本系统的代销是指买断而不是收到手续费的一种代销方式,分为受托代销和委托代销。

1         代销业务流程

受托代销流程:

收到委托方发来货品à卖出代销品à与受托单位结算

(增加仓库库存和代销款)   (增加应付账款、减少代销款)     (减少应付账款)

委托代销流程:

发货给受托方à受托方卖出代销品,并发来结算清单à受托方付款给本公司

★注:

1)        减少仓库库存,增加代销款 

2)        增加应收账款、减少代销款

3)        减少应收账款

2         受托代销入库单

受托代销入库单处理本公司收到委托单位货品的入库,一方面增加仓库库存,另一方面增加受托代销商品款。

单击【代销】à受托代销入库单】,弹出如下图:

具体操作请参考单据编辑基本操作

3         受托待结算清单

受托待结算清单处理本公司卖出代销品,待结算给委托方,一方面增加应付账款,另一方面减少受托代销商品款。若要付款给委托方,则开付款单】。受托品的销售开销售开票实现。

单击【代销】à受托待结算清单】,弹出如下图:

具体操作请参考单据编辑基本操作

4         受托代销调价

受托代销调价处理受托方给委托方的货品调价,只调整代销商品款账(类似于采购调价)。库存的成本价的调整需要另开成本调价单来处理。

单击【代销】à受托代销调价】,弹出如下图:

具体操作请参考单据编辑基本操作

5         委托代销出库单

委托代销出库单处理本公司发货给受托单位,一方面减少仓库库存,另一方面增加委托代销商品款。

单击【代销】à委托代销出库单】,弹出如下图:

具体操作请参考单据编辑基本操

6         委托待结算清单

委托待结算清单处理受托卖出代销品,待结算给本公司,一方面增加应收账款,另一方面减少委托代销商品款。如果收到受托方的付款,则开【收款单】。

单击【代销】à【委托待结算清单】,弹出如下图:

具体操作请参考单据编辑基本操作

7         委托代销调价

委托代销调价处理本公司给受托方的货品调价,只调整委托代销商品款账(类似于销售调价)单击【代销】à【委托代销调价】,弹出如下图:

具体操作请参考单据编辑基本操作

8         代销报表查询

单击【账本输出 】à【仓库账】à【委托代销库存汇总表】或【受托代销库存汇总表】,可查询到代销商品的库存、已结算、未结算情况。

具体操作请参考报表查询操作。


第十章       现金银行

现金银行包括收入单、支出单、现金银行单、转帐单、简易记账单。

1         收入单

收入单处理除销售收入以外其他收入,如废品收入、包装物出售收入等。

单击【现金银行】à【收入单】,弹出如下图:

 

机构:默认为当前登录的机构。可双击按钮选择当前机构及其下属机构内部门。

项目:必须在【资料】à【其他资料】à【收支项目】设置了收入类项目,而且是最明细项目。

还可以选择相应的结算方式和账户。开出收入单后,会增加该账户的金额,可以查询全公司或各机构的收入汇总账或收入流水账。

其他具体操作请参考单据编辑基本操作

2         支出单

支出单处理除销售成本以外其他支出,如办公费、差旅费、电脑费等。

单击【现金银行】à【支出单】,弹出如下图:

机构:默认为当前登录的机构。可双击按钮选择当前机构及其下属机构内部门。如财务部属于总公司管理,会发生办公费或利息支出等费用。

项目:必须在【资料】à【其他资料】à【收支项目】设置了支出类项目,而且是最明细项目。

还可以选择相应的结算方式和账户。开出支出单后,会减少该账户的金额,可以查询全公司或各机构的支出汇总账或支出流水账。

其他具体操作请参考单据编辑基本操作

3         现金银行单

现金银行单记录总公司或分支机构现金或银行账户的流动情况。

本系统的现金银行可处理单独账户的业务、公司内部资金调拨、同一机构内账户之间调拨,可查询到全公司或各机构账户的流水业务和资金余额、在途资金监控。

单击【现金银行】à【现金银行单】,弹出如下图:

机构:默认为当前登录的机构。

3.1            业务类型结算

在本系统中,内部往来指资金在总公司与分支机构之间或分支机构与分支机构之间的划拨,如总公司拨付费用到办事处、办事处把货款汇回总公司等。非内部往来指资金从外部单位收取或支付给外部单位,如买办公用品、收到货款等。

业务类型分为非内部往来_收入、非内部往来_支出、内部往来_收入、内部往来_支出。

3.2            下面介绍各业务类型的操作

1非内部往来_收入:指该笔款项从外部单位收取,当本单保存后会增加选定账户的余额。

2非内部往来_支出:指该笔款项支付给外部单位,当本单保存后会减少选定账户的余额。

3内部往来_收入:指该笔款项由总公司或其他分支机构调入给本机构,当本单保存后会增加选定账户的余额。

显示内容是由其他机构开出并且是调入本机构的现金银行单。双击选择某一行,系统会把该行的金额传送到的借方金额,且该借方金额不能修改。

4内部往来_支出:指该笔款项调给总公司或其他分支机构,当本单保存后会减少选定账户的余额。

选定本业务类型后,系统会显示去向机构(只能是独立核算机构或非独立核算机构),该项是必选的,以备调入机构在做内部往来_收入时选择。

其他具体操作请参考单据编辑基本操作

在输入现金银行单,用户可查询到现金银行日记账、资金日报表、在途资金报表等。

★注:在单据操作或报表查询时,都以该操作员可管理机构为基准。如该操作员不能管理某一机构,则不开该机构的现金银行单和查询该机构下的现金银行报表。

4         转账单

转账单指用于同一机构内的账户金额转移,同时增减该机构的账户金额。

单击【现金银行】à【转账单】,弹出如下图:

具体操作请参考单据编辑基本操作。

 

5         简易记账单

简易记账单处理企业固定资产的购买、折旧、变卖,待摊费用的发生、摊销等业务。这几种业务集合在同一种单处理,根据不同的业务选择来业务类型。如下图:

5.1            固定资产购买

单击【现金银行】à【简易记账单】,选择业务类型为“固定资产购买”。

在表格内输入购买的固定资产,保存后系统会增加表格内所输入的固定资产账面余额。如果是即时付款的,可选择账户,并减少该账户的余额。

5.2            固定资产折旧

固定资产在使用过程中会发生磨损,该部分磨损转嫁到商品而形成一种费用。处理固定资产折旧时,会按本次折旧金额冲减固定资产的账面余额。

单击【现金银行】à【简易记账单】,选择业务类型为“固定资产折旧”,在表格内输入购买的固定资产,系统自动得出该固定资产至开单时的净值,输入金额不能大于净值。

5.3            固定资产变卖

固定资产变卖处理因销售固定资产收入、净值和差额收入。

单击【现金银行】à【简易记账单】,选择业务类型为“固定资产变卖”,在表格内输入购买的固定资产,系统自动得出该固定资产至开单时的净值,输入金额(即变卖收入)大于净值,金额与净值的差额计算损益表的营业外收入项;输入金额(即变卖收入)小于净值,金额与净值的差额计算损益表的营业外支出项;并把净值冲平。如果有选择账户,并增加该账户的余额。

5.4            待摊费用发生

待摊费用是指款项已支付,需要在以后各期分摊的费用,如报刊费等。

单击【现金银行】à【简易记账单】,选择业务类型为“待摊费用发生”,在表格内输入购买的待摊费用,保存后系统会增加表格内所输入的待摊费用账面余额。如果是即时付款的,可选择账户,并减少该账户的余额。

5.5            待摊费用摊销

发生待摊费用后,一般在以后各期均摊某项待摊费用的金额,冲减当期的收入。

单击【现金银行】à【简易记账单】,选择业务类型为“待摊费用摊销”,输入待摊项目,并在表格内输入支出项目,保存后系统会减少待摊项目余额和增加支出项目的金额,并反映在损益表的其他支出上。

第十一章          分销连锁

1         内部往来

内部往来处理独立核算主体之间的采购、销售、收付款等业务。如总公司与分公司A存在买卖关系,总公司在销售货物给分公司A时,货品的所有权仍属于总公司所有。在统计全公司的销售时,应该把总公司销售给分公司A的部分剔除,才得出全公司真正的对外销售数据。

本模块包括内部采购单、内部销售单、内部付款单、内部收款单

2         内部采购单

内部采购单是处理机构之间采购、机构向加盟供应商的采购、加盟分销商向机构的采购等业务。

系统已限定加盟分销商不能直接向加盟供应商直接采购,必须经过机构作为中间人。

单击【分销业务】à【内部采购】à【内部采购单】,弹出如下图:

采购类型分为一般采购和直拨采购:

1一般采购保存后同时增加应付账款和库存账;

2 直拨采购只增加应付账款,而不增加库存账。

本单的选单对象根据业务主体的参数决定,可选择如下两种:

1内部销售单:其他主体对本单位开的内部销售单。

2 补货单或采购订单:本单位自己开的补货单或采购订单。

注:业务主体为加盟供应商时,应以权限控制不能开内部采购单。

单据右上角的红字选项,是处理采购退货的功能。

3         内部销售单

内部销售单是处理机构之间销售、加盟供应商向机构的销售、机构向加盟分销商的销售等业务。

系统已限定加盟供应商不能直接向加盟分销商直接销售,必须经过机构作为中间人。

备注列,可编辑。如果由加盟供应商开内部销售单,且选单对象是已确认的采购订单时,把原采购订单的收货信息转到该备注列。

单击【分销业务】à【内部销售】à【内部销售单】,弹出如下图:

销售类型分为一般销售和直拨销售。

1一般销售保存后增加应收账款和减少库存账;

2直拨销售只增加应收账款,而不减少库存账。

本单的选单对象根据业务主体而不同:

1业务主体为加盟供应商时,选单对象为采购订单。

2业务主体为机构时,选单对象为客户所开的补货申请单。

注:业务主体为加盟分销商时,应以权限控制不能开内部销售单。

单据右上角的红字选项,是处理销售退货的功能。

4         内部付款单

内部付款单是处理机构之间、机构向加盟供应商、加盟分销商向机构的付款业务。

单击【分销业务】à【内部付款】à【内部付款单】,弹出如下图:

如果该笔款项是预付款,在[内部付款单]->付款类型选择预付款,在结算金额折让额输入付款额,系统自动标识为预付单。

可按单结算,单击[内部付款单]表格里的按钮,在弹出的查询窗口可选择结算的单据类型(包括内部采购单、补货单、预付单)。如果选取的是预付单,则在该行的本次结算金额本次折扣

输入负数,冲回原预付金额。

可使用多账户结算单,该项需在服务器参数‘使用多账户结算单’这一项选‘是’。则实现付款单选择多个账户结算。

5         内部收款单

内部收款单是处理机构之间、机构向加盟分销商、加盟供应商向机构的收款业务。

单击【分销业务】à【内部收款】à【内部收款单】,弹出如下图:

如果该笔款项是预收款,在[内部收款单]->收款类型选择预收款,在结算金额折让额输入收款额,系统自动标识为预收单。

可按单结算,单击[内部收款单]表格里的按钮,在弹出的查询窗口可选择结算的单据类型(包括内部销售单、补货单、预收单,并在业务主体的参数内部收款单选对象设置)。如果选取的是预收单,则在该行的本次结算金额本次折扣额输入负数,冲回原预收金额。

按多账户结算,该项需在服务器参数‘使用多账户结算单’这一项选‘是’。则实现付款单选择多个账户结算。

按货品结算处理,该项需在服务器参数“收款单使用货品结算”打勾,才可在收款单的表格出现货品结算列。在收款单上先选择单据,点击该行的货品结算列对应按钮,弹出货品结算窗口

6         补货

补货单是用于分部属于非独立机构仓库货品库存不足时,向上级提出发货申请。

该单据与采购订单、销售订单一样,不影响库存,只是一种内部业务计划。

本系统的补货单可处理发仓库和发客户两种类型。

6.1            手动补货

补货单是下级向上级申请补货的清单。

手动补货是下级机构一个个手动录入需要的货品数量,并生成补货申请单。

单击【分销连锁】à【手动补货】,出现以下单据:

6.1.1   发仓库

发仓库表示申请的此批货发到分部的仓库,这是一种内部调拨。如由总部仓库调往分部仓库。

内部补货操作流程:

分部开补货申请单à总部填审批数量并审核à总部仓管员根据已审核的补货申请单发货并填写异地调拨_调出à分部仓库收货后开异地调拨_调入。

由于是公司内部调拨,所以用该类型时补货申请单一般不输入单价。

6.1.2   发客户

发客户表示申请此批货由上级机构仓库直接发到分部客户。

操作流程如下:

分部开补货申请单à总部审核并填审批数量à总部仓管员根据已审核的补货申请单发货并填写异地调拨_调出à分部在客户收货后开销售开票(销售方式为直拨销售)

由于货物直拨到分部客户,所以用该类型时建议在补货申请单输入销售单价、折扣率等信息,供总部审批时参考。

具体操作请参考单据编辑基本操作

6.2            自动补货

自动补货是系统根据各机构的现存量、上下限、已申请货未实现量等参数自动补货,并生成补货申请单。

单击【分销连锁】à【自动补货】,出现以下窗口提示,按“是”后,就生成补货申请单。

7         调拨收货单

异地调拨_调入处理非独立核算机构之间或同机构的仓库之间货品调拨的情况,特点是只增加本仓库的库存账,不减少调出机构所属调出仓的库存。即对一笔调拨业务,要分两张单据处理,分别是调出仓开异地调拨_调出,调入仓开异地调拨_调入。

 如果是同机构的仓库之间仓库调拨,先由发出的仓库填写异地调拨_调出(调入机构与调出机构相同),待收货后,由收货的仓库填制异地调拨_调入(调入机构与调出机构相同)。也可开本地转仓单。

单击【连锁配送】à【调拨收货单】,弹出如下图所示:

由于调拨只限于非独立核算机构下的调拨,所以不需输入单价,由系统自动计算。

用户可通过选单操作把关联单据内容转到本单上,系统已设定以异地调拨_调出作为被关联对象,能查询到从各机构调入本部的异地调拨_调出。

本单中的调拨类型已由系统设定,用户不能编辑;调入机构以登录时所选的业务为准,也不编辑。

异地调拨_调入的反冲:开负数异地调拨_调入单。

其他具体操作请参考单据编辑基本操作

8         调拨送货单

异地调拨单_调出处理机构之间货品调拨的情况,特点是只减少本仓库的库存账,不增加调入机构所属调入仓的库存。即对一笔调拨业务,要分两张单据处理,分别是调出仓开异地调拨单_调出,调入仓开异地调拨_调入。

如果是同机构的仓库之间仓库调拨,先由发出的仓库填写异地调拨单_调出(调入机构与调出机构相同),待收货后,由收货的仓库填制异地调拨_调入(调入机构与调出机构相同)。也可开本地转仓单。单击【连锁配送】à【调拨送货单】,弹出如下图所示:

由于本系统采用全月一次加权平均法,所以开异地调拨_调出时不用输入单价,由系统在月末结转把单价填入。

用户可通过选单操作把关联单据内容转到本单上,系统已设定以补货申请单作为被关联对象,能查询到向本机构申请发货并已审批的补货申请单。

异地调拨单_调出的反冲:开负数异地调拨_调出。在界面上选择“红字”复选框。

本单中的调拨类型已由系统设定,用户不用编辑;调出机构以登录时所选的业务为准,也不编辑。

9         补货

9.1            补货单

单击【连锁配送】à【补货单】,弹出如下图所示:

9.2            自动配货


第十二章          系统管理

1         期末处理

期末处理包括用户管理、结转下月、反结转等内容。

凡执行期末处理,要求除操作期末处理的客户机外,其他客户机都必须退出本系统,否则不能继续执行该工作。

2         结转下月

结转下月指一个会计期终了,把本期余额结转到下期,这样符合会计制度的要求。

结转下月后,不能再做当期的业务,只能做下期的日常业务。

为配合业务的连续性,本系统允许在本期结转下月前可以输入下月单据,请参考下期单据录入

 

结转下月前的准备工作:

检查本期单据是否已全部录入。

(1)    检查是否有未审核单据、直拨销售方式的成本单价是否有未输入。

(2)    检查是否已零售日结,【零售】下【零售日结】。

(3)    结转下月之前一定要进行数据备份,否则如数据一旦发生错误,将造成无法挽回的后果。

(4)    除操作期末处理的客户机外,其他客户机都须退出软件

单击【系统】à【结转下月】,即可执行该工作。

3         反结转

当结账后,发上期账有误,可用反结转返回到上期结账前状态,然后再进行上期业务处理,再结账。

如当期是1月份,则不能反结转到上年的12月份。所以从上年结转到下一年前,需确保数据准确再执行。

4         业务信息通知

本系统具有业务流程自动信息通知及信息发布功能。这两项由启网分销.NET服务器的“启用网上即时业务通知”参数决定,如该参数未选中,则信息通知功能将被停止。

业务流程自动信息通知是指当完成一个单据的操作后,系统会根据单据号及设定的通知内容发送到指定的操作员,当被通知的操作员在线或登录后,系统自动弹出提示窗口。

单击【资料】à【业务工作流设置】,弹出如下图所示:

如上图,表示总公司开出采购订单并保存后,系统会把“单据编号+订单已审核,请备货”发送给admin.

内容说明:

1)     机构:指开单的机构。

2)     单据类型:指该机构开单类型。

3)     操作类型:保存或审核。

4)     表格内是通知的人员和通知内容。

系统的通知格式:单据编号+用户自定义通知内容

★注:需要为不同机构的各种单据进行设置。

5         使用信息通知窗口

信息通知窗口处理操作员之间的信息交流、自动业务流程通知。

单击【系统】à【内部信息通知】,弹出如下图所示:

选择上图左下角的操作员,然后在第二个窗格输入内容,并按【发送】即可。如果要发给全部的操作员,在左下角的下拉框选择“全部”。

5.1            群发电子邮件

单击【系统】à【群发电子邮件】,弹出下图:

按上图标头栏上的【设置】按钮,弹出下图:

 

注:使用【群发电子邮件】这一项功能,首先要设置好邮箱账户,如上图所示,输入用户名、帐户、密码、电子邮件、发送服务器地址,再按【保存】。根据需求输入收件人的邮箱、主题、附件,然后按【发送】,邮件即可发送到对方邮箱。

5.2            预警设置

打开客户机后,预警窗口自动跳出。单击【系统】à【预警设置】,如下图设置,效果是凡是打了勾的操作员,在登录客户机时自动跳出3天后会员生日提示窗口。

6         帮助

1单击【帮助】à【帮助目录】,弹出如右图所示:

软件各功能模块具体操作指南

2单击【帮助】à【关于启网软件】,可以查看本软件的用户号、机器号和版本号。

7         其他

7.1            更换操作员和密码

更换操作员:

单击【文件】à【更换操作员】,在弹出的窗口中输入操作员编号和密码,按【确定】,则会在总窗口的状态栏更改相应内容。

更改密码:

单击【文件】à【更换密码】,在弹出的窗口中输入原密码和新密码,按【确定】,则已成功修改密码。

7.2            恢复最小化窗口

当用户打开多个窗口并最小化时,系统会把这些窗口记录在【文件】的下面。如果用户需要恢复最小化的窗口,在【文件】的下面单击对应项即可恢复,点击原菜单时也可还原原窗口。

7.3            单据导入功能

单据不分行业版本均出现导入按钮,默认为导入盘点机数据。盘点机的条码可为货品编码、基本条码、多计量单位条码、颜色尺码条码。

 

 如上图,对应好条形码列和数量列位置,设置好对应的分隔符号,直接按导入就可以了,对应的数据出现在单据里。

如果是通用行业版,导入按钮右边还出现下拉箭头,多一个“从EXCEL导入”;但盘点录入单为“按分类导入”。

EXCEL资料字段注意事项:

(1) 凡匹配字段不能为空值或有空格,必须与系统里的货品资料里的匹配一致。

(2) 工作表名不能有前导安全空格。

按“下一步”后出现选择字段界面,选择好对应字段按“下一步”就可以导入数据,出现在单据里。


第十三章          结算中心

结算有采购结算单、销售结算单、采购发票、销售发票等

1         外部采购发票

单击【结算中心】à【外部采购发票】,弹出如下图所示:

具体操作请参考单据编辑基本操作。

注:先开【采购入库】单,【采购入库】单一定要选择对应的发票,那么多张采购单可以合计后开一张发票,或是一张采购单可开多张发票,那么开票的金额可以是根据需要所开的金额来手动录入的,另外再关联发票就知道哪张单据已开过发票并且开了多少金额。详看第2点外部销售票截图。

 

 

 

2         外部销售发票

单击【结算中心】à【外部销售发票】,弹出如下图所示:

同时关联单据

选择关联的单据后保存再来查看发票关联时如下图:

具体操作请参考单据编辑基本操作。

3         付款单

付款单处理本机构付款给供应商,调整应付账款;可按单结算和非按单结算、及返利等情况。

本系统的付款单如下图:

3.1            非按单结算处理

非按单结算表示付给供应商的款项没有界定哪张采购开票、采购退货单、受托待结算清单,通常付款额是整数。

在上图中输入其他信息,结算金额栏输入数字,如果有返利则输入,单击〖工具栏〗à〖保存〗即可。

其他具体操作请参考单据编辑基本操作

3.2            按单结算处理

按单结算指根据一张或几张采购开票采购退货单、受托待结算清单、预付单的金额付款。

在上图中输入其他信息,单击单据体的某行的业务单号按钮,在弹出的窗口查询出相应的单据类型,双击浏览窗口中要结算的单据,系统自动把业务单号、单据金额、已结算金额传送到付款单当前行相应内容上。在当前行的本次结算金额和本次折扣额上输入要结算的金额,则单据头的结算金额和折让额自动得出合计数。

★注:

(1)        本系统可处理一单多结情况。

(2)        业务单号须单击按钮选择,不能以输入业务单号得出。

(3)            用户在【报表】【采购报表】【供应商单据结算明细表】查询到结算情况。

3.3            使用多账户结算单

该项需在服务器参数‘使用多账户结算单’这一项选‘是’。则实现付款单选择多个账户结算。

如上图所示结算单据时可选择相应的账户和结算方式,输入金额后按【保存】,即会增加该账户的金额,用户在帐本输出】à【现金银行帐】à【现金银行总账】、【现金银行日记账】可查询账户金额。

3.4            付款单的反冲

开负数付款单即可。

 

 

4         收款单

本系统的收款单处理收取客户的货款,减少客户的应收账款,可按单结算和非按单结算、及折让额等情况,如下图所示:

4.1            非按单结算处理

非按单结算表示收取客户的款项没有界定哪张销售开票、销售退货单、委托待结算清单,通常收款额是整数。

在图6-5中输入其他信息,结算金额栏输入数字,如果有折让额则输入,单击〖工具栏〗à〖保存〗即可。

其他具体操作请参考单据编辑基本操作

4.2            按单结算处理

按单结算指根据一张或几张销售开票、销售退货单、委托待结算清单的金额收款。

在上图中输入其他信息,单击单据体的某行的业务单号按钮,在弹出的窗口查询出相应的单据类型,双击单据浏览窗口中要结算的单据,系统自动把业务单号、单据金额、已结算金额传送到收款单当前行相应内容上。在当前行的本次结算金额和本次折扣额上输入要结算的金额,则单据头的结算金额和折让额自动得出合计数。

★注:

(1)      本系统可处理一单多结情况。

(2)      业务单号须单击按钮选择,不能以输入业务单号得出。

(3)      用户在【报表】à【销售报表】à【客户单据结算明细表】查询到结算情况。

4.3            使用多账户结算单

该项需在服务器参数‘使用多账户结算单’这一项选‘是’。则实现付款单选择多个账户结算。

如上图所示结算单据时可选择相应的账户和结算方式,输入金额后按【保存】,即会增加该账户的金额,用户在报表à财务报表】à【现金银行总账】、【现金银行日记账】可查询账户金额。

4.4            按货品结算处理

该项需在服务器参数“收款单使用货品结算”打勾,才可在收款单的表格出现货品结算列。在收款单上先选择单据,点击该行的货品结算列对应按钮,弹出货品结算窗口,如下图所示:

4.5            收款单的反冲

开负数收款单即可。
 

第十四章          行业特性设置与运用

 不同的行业特性版本有不同的功能和不同的设置,给用户有多方面的需求。本章主要讲述每个行业的主要特性与特性说明。

1         通用行业

本文档的说明对象都以通用行业为标准。而与饰品及工艺品行业和超市及便利店行业主要功能基本一样,只是在一些单据和报表上的区别,以下就是三者间的区别,打勾表示有对应的功能:

菜单

通用行业

饰品及工艺品行业

超市及便利店行业

预留单

 

 

货品预留明细表

 

 

报价单

 

 

潜在客户

 

客户货品价格设置

 

渠道计划

 

采购计划执行情况表

 

销售计划执行表

 

零售菜单

零售报表

销售报税统计表

 

 

销售报税明细表

 

 

加盟供应商资料

加盟供应商实时库存表

2         服装鞋帽行业

2.1            服务器行业特性参数

    在服务器双击账套或选择账套后按“修改”菜单,就会出现[修改账套]窗口,选择行业特性。

2.1.1   条码生成方案:系统自动生成,是根据货品编码、颜色编码和尺码编码自动组合而成的条码;手工输入,是手工自定义录入条码。

2.1.2   颜色编码和尺码编码位数:如果选择是[系统自动生成],那条码生成的位数长度就在设置。

2.2            资料设置

2.2.1   颜色的管理

单击【资料】à【其他资料】à【颜色设置】

1)  对颜色的设置:

2)  把颜色增加到对应的货品上去

2.2.2   尺码管理

单击【资料】à【其他资料】à【尺码设置】

1)  尺码的设置:

2)  把尺码运用到货品上去:

2.2.3   季度资料

单击【资料】à【其他资料】à季度资料】,设置季度资料。

2.2.4   货品资料

在货品资料设置里[辅助属性]页面。

1如在账套参数里设置系统自动生成,直接选择对应项目,条码就会自动显示。条形码=货品编码+颜色编码+尺码,提供一码到位功能、也可以跟据供应商提供的条码,实现一物多码的管理。

2如在账套参数里设置手工输入,选择好对应项目,而条码方式是指此条码对应用于哪个颜色哪个尺码,输入条码后,就可以选择对应的颜色尺码。

2.3            单据运用

2.3.1   一般单据运用

服装资料的设置,可以运用到所以的单据,如销售开票为例。在货品的数量框里按EnterF8,就会出现[货品明细数量]窗口,在对应的颜色尺码框输入数量。

在这里可以转换单据的显示样式,有四种:总量方式、颜色多列、尺码多列、竖排(颜色尺码多列)

2.3.2   盘点运用

在【生成盘点表】里,导出时按货品编码+颜色编码+尺码序号。做【盘点录入单】时,可以直接输入货品最明细条码(货品编码+颜色编码+尺码编码),也可以像一般单据方式输入。

2.3.3   报表查询与运用

在统计表里按货品汇总(包括销售统计表、采购统计表、库分布表、零售统计表等等),都可以查询出对应的货品颜色尺码数据资料。

2.3.4   POS的运用

1.  一码到底方式

POS机输入框里直接输入货品最明细编码(货品编码+颜色编码+尺码编码)或自定义条码,也就是货品资料里的辅助属性下的条形码。

2.  显示属性方式

POS输入框里输入货品编码,按ENTER就会出现“货品明细数量”窗口,在里面选择对应的颜色尺码。

2.4            电子行业IT电子行业

2.4.1   服务器行业特性参数

本系统的序列号分为“管出不管入”和“全部管理”两种,该选项在账套参数的行业特性里设置。

序列号只管理出库:该选项只对电子行业版有效。选中该项,表示序列号只出库时才输入,进货不需要输入。如果不选该项并且是电子行业版时,表示序列号需要在进、销、存整个过程进行跟踪,即进出货都要输入序列号,出货时匹配已存在的序列号,否则不能出货。

2.4.2   单据运用

使用产品序列号管理的操作如下:

在下图中单据体的某行输入货品,单击〖工具栏〗à〖序列号〗,弹出如下图所示:

增加序列号操作步骤

1)        步长默认为1,不能修改;

2)        用户输入起始号码(该号后半部分必须包含数字,否则不能运算),并按回车键;

3)        系统自动根据起始号码和数量计算出结束号码;

4)        单击〖工具栏〗à〖运算〗或按Ctrl+B,列表框列出计算结果;

5)        确认正确后,按〖工具栏〗à〖退出〗退出窗口,系统自动保存刚才运算的序列号。当单据保存时,一同保存所有货品的序列号。

6)        当发现某个序列号错误,可选择该序列号,单击〖工具栏〗à〖删除〗;当发现所运算出的全部序列号不符,单击〖工具栏〗à〖清空〗。

用户也可以逐个序列号输入,在输入框中输入序列号,并按回车键。

注:〖工具栏〗〖序列号〗按钮根据业务流程而相应显示。采购开票、采购退货单、销售开票、销售退货单在长流程时不显示,短流程会显示。

销售开票使用序列号的操作:长流程下,序列号只在出库单上处理(由仓管员输入),不在销售开票上处理。出库单上可以看到〖工具栏〗上出现〖序列号〗按钮,而销售开票则没有〖序列号〗按钮。具体操作请参考单据编辑基本操作à序列号

使用序列号的操作:短流程下,序列号的也在销售退货单上处理。可以看到〖工具栏〗上出现〖序列号〗按钮,具体操作请参考单据编辑基本操作à序列号

销售退货单使用序列号的操作:长流程下,序列号只在出库单上处理(由仓管员输入),不在销售退货单上处理。出库单上可以看到〖工具栏〗上出现〖序列号〗按钮,而销售退货单则没有〖序列号〗按钮。具体操作请参考单据编辑基本操作à序列号

使用序列号管理的用户:系统已在前序单已处理序列号的,那在后序单就不需要处理序列号,如:开异地调拨单_调出时已处理序列号的所属机构,在开异地调拨_调入时不需处理序列号,自动把未选的序列号转到本单。

在单据打印时,序列号打印方式可选择在表格打印或在单据最后集中打印,以便用户单据处理。

2.4.3   报表查询与运用

电子行业账套报表多出“序列号查询”,单击【报表】à【序列号查询】,有按来源查询、按去向查询、按货品查询、序列号收发查询、序列核销统计表五个特性报表。查询出的报表数据,可以双击跳出对应的单据。

l  按来源查询,选择对应机构,输入序列号就可以查询出其序列号货品在此机构下第一张入库性单据。

l  按去向查询,选择对应机构,输入序列号就可以查询出其序列号货品在此机构下最后一张出库性单据。

l  序列号收发查询,可查询出某个或全部序列号的发收存情况,可跟踪此序列号货品的收发。

l  按货品查询,可查询机构下某货品或所有货品序列号,并合计总数量。

2.5            食品及化妆品行业

2.5.1   单据运用

账套启用后,“批号”、“生产日期”和 “失效日期”字段须在工具栏[设置]里设置出来。

“生产日期”和“失效日期”字段只可以录入日期

在“批号”点击,可以查看该货品的批次库存量。

也可以【报表】à【库存报表】à【货品批次库存表】查看批次库存量。

2.5.2   质检单运用

步骤:在服务器账套参数设置里《参数三》的“入库单使用质检单”打勾。

 

(1)  在客户机里【资料】à【其他资料】à【质检项目】,设置好对应的质检项目。

(2)  在【库存】里出现【质检单】

 

 

第十五章          SQL服务器参数设置

 

启网分销.NET服务器是处理账套操作的基本平台。

双击桌面启网分销.NET服务器图标,进入后点击系统管理,如下图所示:

注:如最小化后,可在桌面右下角双击图标。如想开机自动运行启网服务器,点【开机启动】,反之则点【取消开机启动】

1         新建账套参数说明

在运行客户机系统之前,首先要新建本单位的账套。每个账套代表一套数据。

进入启网分销.NET服务器界面后,单击〖工具栏〗à〖新建〗,弹出如下图所示:

 

(注:带有号的项在输入单据后将不能修改。)

  账套编号:由系统得出,用户不能编辑。

  数据库名称:表示在SQL数据库的实体,用户不能编辑。

  所属行业:由用户选择对应的行业。

Ø  账套名称:由用户输入。

Ø  公司名称、电话:由用户输入。

  启用年月:表示账套将被启用的开始期间。例如,期初余额是201311日这一时间的余额,则账套启用年月应为20131月。

  单价小数位、数量小数位。

  成本计价方法:全月平均法。

  使用多账户结算单:默认是否。

Ø  允许修改单据:选中此项,有权限的操作可以修改任何单据的金额和数量等。负库存销售指某货品在仓库库存量不足于本次销售,但仍先开销售开票增加应收账款的一种特殊销售方式。

Ø  货品客户使用模糊查找:选中此项,在开单时,录入货品或客户资料可以模糊查找对象。

Ø  启用网上即时业务通知:选中此项,系统可自动处理业务通知内容和用户间的交流信息。详见业务信息设置。

Ø  同一单据可重复同一货品:指一张单据内可以重复同一种货品。

Ø  单据显示库存量和可发货量:选中此项,表示开单时,在对应货品下按F5,在单据状态栏下显示此货品的库存量和可发货量。

Ø  使用配送准备单出库:选中此项,系统可自动处理各机构部门的配货情况。详见配货准备单设置。

Ø  销售开票保存前需要确认:选中此项,保存销售开票会弹出窗口重现所输入货品、数量、单价、金额,并询问确认。

Ø  收款单使用货品结算:选中此项,收款单的表格出现货品结算列,用户可按货品结算方式收款。

Ø  报表自动显示摘要:选中此项,在报表中的多个明细表里的摘要显示对应的单据类型和经办人。

Ø  客户信用额度管理:此项选‘使用’,表示当客户当前余额本销售开票>设置的额度时,系统提示不能保存。

Ø  后台货品最低价零售管理:此项选‘使用’,表示当销售开票  的货品销售价格<货品资料里的最低售价时>,系统提示不能保存。

2         各行业帐套特性说明

  颜色编码位数、尺码编码位数(服装行业帐套)。

  序列号只管出库不管入库(IT电子行业、手机通讯行业)。

  批号管理(食品、化妆品行业),并不允许修改单据。

  通用版中一张单据是否能出现重复货品由账套参数设定,(电子行业版和服装版)不允许重复货品。

3         修改账套

选择需要修改的账套,单击〖工具栏〗à〖修改〗,弹出修改窗口。

账套参数中的“启用年月”、“单价小数位”、“数量小数位”在初始化数据后不能修改。

4         删除账套

选择需要删除的账套,然后单击〖工具栏〗à〖删除〗。该功能会彻底删除所选账套的全部数据,建议在删除前请先备份数据。

5         备份数据

数据备份是一项十分重要的工作,当数据遭到破坏时,可恢复最新一次备份的数据,以减少最低损失。

请用户及时地对一段时间的数据进行备份。建议用户一个星期备份一次数据。

单击〖工具栏〗à〖备份〗,选择要备份的账套和路径,按〖确定〗即可。

自动备份参数设置:单击菜单栏à〖系统设置〗à〖自动备份参数设置〗,用于服务器自动备份帐套,在备份方式à选自动备份,自动备份周期、时间及路径可更改。

6         恢复数据

6.1如果数据遭到破坏时,可恢复最新一次备份的数据。

注:恢复数据会覆盖被恢复账套的数据,请用户慎用此操作。

6.2单击工具栏à〖恢复〗,在弹出的窗口选择原备份的账套和数据路径,按〖确定〗即可。

 

7         SQL服务器参数设置

单击菜单栏【系统设置】àSQL服务器参数设置】,弹出如下图所示:

(1)      SQL服务器名称(或IP):指Microsoft SQL服务器名称或地址,默认为localhost。本系统可实现启网分销.NET服务器与SQL Server分离,即不装在同一台机器上。如果两者分离,本项填上装有SQL Server的电脑IP地址。

(2)                SQL Server身份验证登录名:指在Microsoft SQL Server中设置的登录名(一般为sa),请根据原设置的输入。

(3)                SQL Server身份验证口令:指在Microsoft SQL Server中设置的密码,请根据原设置的输入。

请输入正确的系统登录名和密码,并单击测试连接。如果提示“测试失败”,请检查服务器名称(或IP)、用户名和密码输入是否正确。

8         工作站访问权限

工作站访问权限设置由用户设置可访问的客户机机器号,以限制非本公司客户机访问。

单击菜单栏【系统设置】à【工作站访问权限设置】,弹出如下图所示:

机器号:指本系统提供的机器号,可在客户机菜单栏【帮助】à【关于启网分销.NET客户机】查看到。

注:在上图中,必须同时登记(或同时不登记)所有的客户机机器号。如果只登记一部分客户机,则其余未登记的客户机不能访问启网分销.NET服务器。

9         启网服务器参数设置

单击菜单栏【系统设置】à【启网服务器参数设置】,IP定期提交时间默认为5分钟,当设置为0分钟时表示不提交时间。

10    更改管理员密码

单击【系统设置】à【更换管理员密码】,在弹出的窗口中输入原密码和新密码,按【确定】,则已成功修改密码。

11    锁定服务器

单击【系统设置】à【锁定服务器】,在弹出的窗口中输入密码,按【确定】,则已成功锁定服务器。

12    数据清除

当系统运行一段时间后(如两年),如果不再需要历史数据时可执行数据清除,减少数据冗余量,提高运行速度。

1.         分销数据清除(请审慎操作)

本功能保留基本资料,清除进销存模块(客户机和POS机)中部分或全部单据和账簿数据。

单击菜单栏【账套管理】à【分销数据清除】,在弹出的窗口中输入要清除的账套号,选择清除类型,如选择[部分清除],也可选择清除时间,之后按【确定】,将清除该账套的数据。

2.         财务数据清除(请审慎操作)

单击菜单栏【账套管理】à【财务数据清除】,操作如上述【分销数据清除】。本功能保留基本资料,清除财务模块中部分或全部单据和账簿数据。

13    示范账套

本软件附带有示范账套,用户可通过恢复功能恢复示范账套。

在安装路径下有一个名为“TSNETSample.TS的备份文件,用户恢复该文件即可。

14    资料导入

为方便初次使用本系统的客户执行资料导入,本系统设置资料导入工具。本工具可导入Excel格式的(货品分类、货品资料、供应商资料、客户资料、会员资料)

注:通过EXCEL表里资料直接导入软件里基本资料,帐套启用后还可以在此处一次性追加大量资料。

 

*         导入方法:

1.         在启网服务器à单击菜单栏【账套管理】à【资料导入】à【选择账套】

2.         单击“下一步”,

3.         请选择导入内容,并单击放大镜按钮选择Excel所在的路径。

4.         单击“下一步”,出现如下界面:

5.         选择对应的工作表名称、标题及数据区域,注:工作表名不能有前导空格)后,点下一步;

6.         输入资料区域,选择匹配字段,最后按“下一步”即可导入数据。

 

资料字段注意事项:

1)        所有编码字段不能为空值,不能有重复。

2)        所有名称字段不能为空值,可重复。

3)        编码字段和名称字段无一不可。

4)        选择工作表的表名前面不能有空格。